Tiene como propósito la recuperación de los documentos producidos, recibidos y adquiridos por la Universidad para proteger la memoria institucional y su patrimonio cultural.
Está institucionalizado por el Reglamento Orgánico de la Sede Central de la Pontificia Universidad Javeriana, en el Acuerdo Nº 339 del 25 de agosto de 2003, artículos 18 al 21, firmado por el Presidente del Consejo Directivo, Padre Gerardo Remolina Vargas, S.J., Rector.
La concepción del Archivo de la Pontificia Universidad Javeriana, está enmarcado en:
1. El ARCHIVO UNIVERSITARIO JAVERIANO (Art.18 del Reglamento Orgánico de la Pontificia Universidad Javeriana, 2003) como una Unidad de la Rectoría , con dependencia de la Secretaría General de la Universidad, el cual tiene como propósito la recuperación de los documentos producidos, recibidos y acumulados por la Universidad para proteger la memoria institucional y su patrimonio cultural.
2. LOS ARCHIVOS JAVERIANOS, como el conjunto de sus documentos, sin importar su fecha, forma, soporte material, medio o tradición, acumulados en un proceso natural por la Universidad y sus funcionarios en el transcurso de su gestión para servir como testimonio e información a la misma Universidad que los produce o los recibe y al país como fuente de su historia y su cultura.
• Comprende la Gestión de Documentos y la Administración de los Archivos.
• Los archivos javerianos, tambien son las sedes o depósitos donde se almacena la documentación durante su ciclo vital completo, es decir desde su origen, su vigencia temporal y su destino final, sea éste la conservación definitiva o su eliminación. Se conservan en los Archivos de Oficina (activos), los Archivos Centrales (semiactivos o transitorios) y el Archivo Histórico de la Universidad (permanente).
3. EL SISTEMA DE ARCHIVOS JAVERIANOS, como una herramienta de interrelación, seguimiento y control que permite la organización y funcionamiento de los archivos javerianos en sus tres estados de formación (ciclo vital), con la estructura del sistema de archivo total, coordinado por la Dirección de Archivo, los cuales deben operar para permitir la transferencia de documentos y archivos, mediante unos mismos principios, unas normas técnicas y unos mismos procedimientos. En la Javeriana y con miras a la internacionalización de su memoria institucional, se opera bajo la normatividad internacional, sin que ello afecte lo establecido por la legislación sobre archivos en Colombia.
El SISTEMA DE ARCHIVOS JAVERIANOS, está integrado además, por dos subsistemas:
3.1. El Sistema físico de los Archivos Javerianos - SAUJ - constituido por los Archivos de Oficina, los Archivos Centrales y el Archivo Histórico. Anexos a cada uno de estos centros están los archivos satélites (activos), los especiales (acumulados sin organizar) o las Colecciones (del AHJ).
3.2. El Sistema Automático o computacional para el control y la recuperación de información - ARCHIVUM - con la finalidad de la intercomunicación electrónica, las comunicaciones y el servicio a sus usuarios. Lo componen las distintas bases de datos y archivos magnéticos, las redes y los soportes no tradicionales, desde la identificación, clasificación, codificación, ordenación, descripción y proyección.
Todo este mundo de documentos y archivos con sus técnicas, metodologías y aplicaciones tienen su alcance, desde los orígenes de la Universidad necesariamente unida a los inicios de los padres jesuitas en nuestro país, hasta el momento presente y el futuro inmediato, con una dirección centralizada y técnica en procedimientos y una administración dirigida por líneas de acción, objetivos, metas y estrategias. Funciona con un programa general de archivos sustentado por una planeación institucional, con proyectos y actividades, recursos de infraestructura, extensión y proyección, apoyando el desarrollo de los archivos en la Universidad a través de la asesoría, la capacitación y prestación de los servicios de asistencia técnica, custodia y almacenamiento a los demás archivos del Sistema.
Para que el programa pueda producir los resultados esperados con calidad y eficiencia, es importante la capacitación permanente y continua, la formación y vinculación de profesionales idóneos para desempeñar bien sus funciones en las áreas o campos de este saber de las ciencias sociales y de una infraestructura, apoyada por la solidez en sus recursos económicos y tecnológicos (La información institucional no es un agregado mas de la administración general, es gestión, es historia y es patrimonio cultural, con una inversión que cuesta para poder ser sostenible en el futuro), la necesidad de unos excelentes recursos tecnológicos para proteger, servir y estar a la vanguardia de los archivos universitarios y de investigación en el mundo, a través de la divulgación, la presencia efectiva en escenarios académicos e institucionales culturales, de educación, de investigación y archivística con miras a su internacionalización.
Finalmente cuenta con, la planta de personal, integrada por sus profesionales, técnicos y el personal de apoyo administrativo, todos ellos comprometidos ética, moral y técnicamente además del conocimiento requerido para servir a la Institución que les ha dado esta responsabilidad.
El Sistema "Une lo disperso" y concentra los documentos y su información en los depósitos y sedes de archivos, interactuando por medio de las transferencias documentales, las normas y los procedimientos coherentes y homogéneos.
El Archivo Universitario Javeriano, así entendido e interpretado, no soluciona, ni le es pertinente cubrir los demás sistemas de información de la Universidad.
