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OFICINA DE SERVICIOS GENERALES

 

TIENDA
JAVERIANA
SERVICIO DE
CORRESPONDENCIA
SERVICIO DE
PARQUEADERO
ARCHIVO
ADMINISTRATIVO
OTROS
SERVICIOS

 

PRESENTACIÓN

La Oficina de Servicios Generales tiene a su cargo la administración de los parqueaderos, los servicios de transporte prestados por terceros a la Universidad; la gestión y organización de la correspondencia; la gestión, organización y control de los archivos administrativos como parte del Sistema General de Archivos de la Universidad y asesorar a las unidades en su manejo; gestión del servicio de Impresión Inteligente; coordinar lo relativo al portafolio de productos de la Tienda Javeriana y las concesiones que allí operan.

La Oficina de Servicios Generales se encuentra ubicada en el Edificio José Rafael Arboleda S.J., Transversal 4 No. 42-00 Piso 3.

Ubicación: Ed. José Rafael Arboleda, S.J. Transversal 4 No. 42-00, piso 3. FOTO: Jefe de Servicios Generales. Jefe: Sandra Catalina Acosta Correo: acosta.sandra@javeriana.edu.co Ext 4009

  • ·         Tienda Javeriana
  • ·         Parqueaderos
  • ·         Archivo Administrativo
  • ·         Correspondencia
  • ·         Impresión

INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

  • Son funciones específicas del Jefe de la Oficina de Servicios Generales:

  • Administrar los parqueaderos, los servicios de transporte prestados por terceros que requiera la Universidad, y otros relacionados.

  • Responder por la gestión, organización y control de la correspondencia.

  • Responder por la gestión, organización y control de los archivos administrativos como parte del sistema general de archivos de la Universidad y asesorar a las unidades en su manejo.

  • Coordinar lo relativo al portafolio de productos ofrecidos por la Tienda Javeriana y adelantar los estudios que sean necesarios al respecto; así como garantizar el cumplimiento de estándares de calidad.

  • Elaborar la propuesta de precios de productos y servicios comercializados y someterla a la consideración del Director de Servicios Universitarios para el trámite correspondiente.

  • Controlar la operación de las concesiones de la Tienda Javeriana y verificar el cumplimiento de los términos contractuales y los estándares de calidad, servicio y precio definidos.

  • Numeral 21 de las Directrices sobre la organización interna y de funcionamiento de la Vicerrectoría Administrativa. 

SERVICIO DECORRESPONDECIA

Tiene como propósito agilizar la movilización efectiva de documentos institucionales garantizando el trámite y seguimiento de los mismos.
Ubicación: Ed. Fernando Barón, sótano 2. Ingreso de la calle 40, ubicada en la Carrera 5 No 39-00.

Coordinadora de Correspondencia: Sandra Milena Rodríguez Correo
Correo: sandra.rodriguez@javeriana.edu.co
Extensión: 5022

Horarios de atención
Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (Jornada Continua). Sábados de 8:00 a.m. a 12 m.

Líneas de atención al usuario
PAtendemos tus inquietudes de mensajería interna, envíos nacionales e internacionales: Ext. 5029 o al correo: correspondencia@javeriana.edu.co

Para programación, consultas y asesorías de envíos urbanos por servicio motorizado y/o mensajería interna: Extensión 5028

Tutorial Coordinación de Correspondencia

Consulta de envíos nacionales

Tutorial radicación de Correspondencia

Guía para envíos Nacionales - DHL

Consulta de envíos en la plataforma Adminfo

Envíos internacionales - Servientrega

Servicio de Correspondencia:
Tiene como propósito agilizar la movilización efectiva de documentos institucionales garantizando el trámite y seguimiento de los mismos.

La Coordinación de Correspondencia está situada en la parte externa del Edificio Fernando Barón (No 2) nivel del sótano 2, ingreso de la calle 40, ubicada en la Carrera 5 No 39-00.
Coordinadora de Correspondencia: Sandra Milena Rodríguez Correo
Extensión: 5022, Correo electrónico: sandra.rodriguez@javeriana.edu.co
Horarios de atención
Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (Jornada Continua)
Sábados de 8:00 a.m. a 12 m.

Líneas de atención al usuario:
Para consultas de tarifas, asesoría y atención de inquietudes de mensajería interna, envíos nacionales e internacionales: Extensión 5029, también puede contactarnos al E-mail correspondencia@javeriana.edu.co
Para programación, consultas y asesorías de envíos urbanos por servicio motorizado y/o mensajería interna: Extensión 5028

Servicios ofrecidos por la Coordinación de Correspondencia:
Para conocer sobre nuestros servicios y de acuerdo a sus necesidades puede ingresar a los enlaces:

Herramienta de Consulta de Gastos de Correspondencia

Podrá consultar el gasto generado por concepto de envíos nacionales, internacionales y masivos con su respectivo detalle. La información disponible será la del corte de envíos de correspondencia del mes inmediatamente anterior al momento de la consulta.

  • Guía Rápida de Usuario para la consulta de gastos de Correspondencia (FI-P13-G05)

 

SERVICIO DE PARQUEADEROS

 


El servicio de parqueaderos busca la excelencia en la prestación del servicio de estacionamiento y seguridad de los automotores, con el fin de contribuir a la comodidad y satisfacción de la Comunidad Javeriana.

 

Coordinadora de Parqueaderos: Marcia Migdonia Bohorquez

Coordinación de parqueaderos: Ed. José del Carmen Acosta, piso 6.

Correo: contacto.parquedero@javeriana.edu.co

Extensión: 5016 - 3416 - 5252

Servicio de Lavado de Vehículos

La Universidad cuenta con un convenio con la empresa Prontowash, para ofrecer a la Comunidad Universitaria el servicio de lavado de autos.
Cualquier inquietud adicional comuníquese a través de contacto.parqueadero@javeriana.edu.co

  • Puntos y formas de pago
  • Conozca las normas de parqueaderos
  • Procedimiento de parqueaderos
  • Cicloparqueaderos
  • Servicio de Transporte Compartido
  • Servicios de transporte para unidades

Sus solicitudes de servicios de traslados urbanos y rurales, podrán ser tramitadas con las empresas siguiendo el procedimiento y formato establecido, a través de los siguientes contactos:

RENETUR SA
comercialyventas@renetur.com.co
coordinadorcampo@renetur.com.co  
PBX 315 8006  

LIDERTUR SA
comercial@lidertur.com.co
coordinador@lidertur.com.co
PBX. 311 8830 - 6300624/19

Cualquier inquietud, escribir al correo: contacto.parqueadero@javeriana.edu.co
Consulte el procedimiento y las tarifas

Servicio de Taxis

La Universidad cuenta con un convenio con la empresa Taxexpress, para ofrecer a la Comunidad Javeriana un excelente servicio en términos de seguridad, calidad y eficiencia en los traslados urbanos, así como un servicio con vales para el personal que lo requiera en uso de sus funciones.
Consulte el procedimiento y las tarifas

 

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Archivos Administrativos

Tiene como propósito garantizar la correcta gestión, organización y control de los documentos producidos por la Universidad, así como asesorar de manera permanente a las unidades en su manejo (archivos de gestión y de segunda edad).

Ubicación: Ed. José Rafael Arboleda, S.J. piso 3. Transversal 4 No. 42-00.

Ir al archivo histórico

Coordinadora de Archivos Administrativos: Sandra Milena Rodríguez Correa.

Extensión: 4759

Correo electrónico: sandra.rodriguez@javeriana.edu.co

Horarios de atención: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (Jornada Continua)
Mesa de Servicios Archivísticos

La Mesa de Servicios Archivísticos se dispuso como punto de atención y servicio al usuario interno, el correo dispuesto para la misma es serviciosarchivisticos@javeriana.edu.co , y su extensión es 5555, opción 3.

 

PDF Objetivos de la Mesa:

Regular todo el acervo documental producido y recibido por las diferentes unidades de la Universidad y realizar acompañamiento a los funcionarios en la organización y administración de los archivos de gestión de cada oficina.

Asesorar a los funcionarios de la Universidad cuando así lo requieran, para el manejo de los archivos de gestión y sus respectivos procedimientos.

Canalizar los servicios archivísticos con el tercero, es decir las consultas, préstamos y reactivaciones del archivo de segunda edad.

 

PDF Servicios ofrecidos por la Coordinación de Archivos Administrativos

 

Consulta

Consulta en sitio dentro de la unidad:

Las unidades pueden solicitar en calidad de consulta y préstamo los expedientes que fueron transferidos al Archivo de Segunda Edad (contratista), las solicitudes que se realicen en el horario de la mañana estarán dispuestas para consultarlas en el horario de la tarde, las solicitudes que se realicen en el horario de la tarde estarán dispuestas para consultarlas en el horario de la mañana del siguiente día hábil.

 

Consulta digital:

Este servicio consiste en digitalizar el (los) folio (s) o documento (s) solicitado (s) y será enviado por la Coordinación de Archivos Administrativos para la respectiva consulta en cada unidad. La digitalización se realizará hasta 36 folios, después de esta cantidad de folios la consulta se atiende mediante el servicio de consulta urgente.  La consulta digital debe llegar máximo cuatro (4) horas después de solicitada.

 

Consultas en archivo de segunda edad:

Consiste en realizar la consulta de documentos en las instalaciones del contratista (fuera del campus universitario), este tipo de consultas se atiende cuando la solicitud supera los 30 expedientes. Este servicio se atiende 48 horas después de solicitado.

 

Consulta urgente en sitio dentro de la unidad:

La prestación del servicio a estas solicitudes tendrá un tiempo de respuesta de hasta cuatro (4) horas después de solicitado por la Coordinación de Archivos Administrativos al Archivo de Segunda Edad.

 

Transferencias documentales

Consiste en canalizar las entregas de documentos desde la unidad hacia el Archivo de Segunda Edad.

Asesorías

La Coordinación de Archivos Administrativos realiza asesoría en la organización de los archivos de gestión para los funcionarios de la Universidad, las asesorías se brindan a través de diferentes medios de comunicación (correo electrónico, visitas personalizadas y atención telefónica).

Capacitaciones

La Coordinación de Archivos Administrativos organiza periódicamente sesiones de capacitación en los siguientes módulos:

  • ·         Introducción al Sistema General de Archivos de la Universidad
  • ·         Organización de Archivos de Gestión
  • ·         Tablas de Retención y Valoración documental
Procedimientos y formatos

Para consultar los procedimientos y formatos de los servicios de la Coordinación de Archivos Administrativos, favor ingrese Texto: aquí.

 

Información Adicional:

 

Tablas de Retención Documental TRD

Las TRD son un listado alfabético de asuntos (series y subseries) conformados por los diversos documentos (tipos documentales) que se manejan en cada Unidad de acuerdo con las funciones establecidas por reglamentos, a estos asuntos se les asigna un tiempo de permanencia en los archivos de oficina, archivos de segunda edad, archivo histórico  y se establece su disposición final.

 

Para consultar su TRD ingrese  texto aquí

 

Visor de Contenidos inferior derecho:

PDF Preguntas Frecuentes Archivo Administrativo

 

Curso virtual: Organización de Archivos

El acceso a este curso requiere tener instalado flash.

Módulo 1:    Introducción al Sistema General de Archivos de la PUJ

Módulo 2:   Organización de Archivos

Módulo 3:   Tablas de Retención Documental

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OTROS SERVICIOS

Portlets anidados

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