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Procedimientos
GASTOS LEGALES Y ASEGURAMIENTO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES
_______________________________________________________A continuación se describen los procedimientos que las Unidades deben seguir para cubrir los gastos de expedición de pólizas, realización de publicaciones, pagos de impuestos de timbre y demás gastos legales, empleando los recursos disponibles en los respectivos presupuestos. Para todos los casos, la Secretaría Jurídica interviene ofreciendo un apoyo directo a la gestión.
El procedimiento descrito está dirigido a aquellas Unidades que deseen realizar sus trámites con la ayuda de la Secretaría Jurídica, sin embargo, las Dependencias que opten por legalizar sus convenios y contratos directamente, podrán hacerlo obteniendo las autorizaciones del caso y asumiendo la responsabilidad que esto conlleva. Quienes opten por esta posibilidad deberán remitir a la Secretaría Jurídica copia de los pagos que realicen por conceptos de publicación e impuestos de timbre dentro de los 5 días hábiles siguientes a la realización de los mismos.
SOLICITUD DE DOCUMENTOS:Certificados de existencia y representación legal de la Universidad.
1. Enviar comunicación o correo electrónico dirigido a Johana Muñoz solicitando la consecución de los documentos requeridos.
Certificados de inscripción en el registro de proponentes.
Notas de vigencia de los poderes especiales otorgados a los Vicerrectores o a otros funcionarios de la Universidad.
Certificados de la Contraloría General de la República sobre el Boletín de Responsables Fiscales.
Certificados de antecedentes expedidos por la Procuraduría General de la Nación.
Reconocimiento de firmas.
Otorgamiento de escrituras públicas.
COMPRA DE PLIEGOS O TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA PARTICIPAR EN CONCURSOS O LICITACIONES PARA CONSULTORÍAS.
Compra de pliegos para propuestas nacionales:
1. Enviar comunicación o correo electrónico dirigido a Johana Muñoz, solicitando el dinero en efectivo necesario para la adquisición de los mismos.Esta solicitud debe contar con el visto bueno del doctor Luis Ignacio Gutiérrez.
2. Una vez realizado el pago, remitir copia de la consignación o recibo a Johana Muñoz.
Compra de pliegos para propuestas en el extranjero:
1. Enviar comunicación o correo electrónico dirigido a Johana Muñoz, solicitando el dinero en efectivo necesario para la adquisición de los mismos.
2. El encargado de la Secretaría Jurídica debe elaborar la solicitud de giro respectiva e informar a la persona encargada en la unidad, para que coordine con la Oficina de Tesorería acerca de la transferencia al exterior.
GARANTÍAS DE SERIEDAD DE LA OFERTA PARA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS.
1. Enviar comunicación o correo electrónico dirigido a Johana Muñoz, solicitando la elaboración de la garantía de seriedad de la oferta, indicando como mínimo:
- Entidad a la que debe expedirse la póliza.
- NIT de la entidad.
- Objeto de la propuesta.
- Valor de la propuesta.
- Valor a asegurar.
- Período en el cual debe estar vigente la garantía.
- Fecha de cierre de la convocatoria.
Esta solicitud debe contar con el visto bueno de la persona encargada.
Ejemplo:
2. Una vez recibida la solicitud, Johana Muñoz debe solicitar a la compañía aseguradora la elaboración de la póliza.
Educación continua: Ing. Jorge Rojas.
Consultoría: Dr. Luis Ignacio Gutiérrez.GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y RESPONSABILIDAD CIVIL PARA LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS.
1. Remitir comunicación a la Secretaría Jurídica con copia del contrato o convenio suscrito para la expedición de las pólizas de cumplimiento y/o responsabilidad civil según sea el caso.2. Una vez recibida la solicitud Johana Muñoz debe solicitar a la compañía aseguradora la elaboración de la(s) póliza(s).
PUBLICACIONES EN DIARIO OFICIAL Y GACETA DISTRITAL.
1. Enviar copia del contrato o convenio suscrito para la realización de la publicación en Diario Oficial y/o Gaceta Distrital según sea el caso.2. Una vez recibida la solicitud, el encargado de la Secretaría Jurídica debe proceder a pagar la publicación en cuestión.
PAGO DE IMPUESTO DE TIMBRE
1. Remitir copia del contrato o convenio cuando su cuantía supere el monto de $63’191.000.oo para el año 2006, e informar dónde y cómo deberá hacerse el pago o si este podrá ser incluido en la respectiva declaración tributaria de la Universidad.RECUERDE QUE…
________________________________________________________Es indispensable que en toda solicitud se incluya la identificación del DESTINO PRESUPUESTAL, con el fin de cargar correctamente el gasto correspondiente.
En todos los casos, en la Unidad se debe asignar una persona encargada de responder las preguntas y solicitudes de la Secretaría Jurídica, y de acercarse a ésta, una vez se le informe sobre la consecución de los documentos o la realización de los trámites.
Realizados los trámites, la Secretaría Jurídica remitirá a cada Unidad tanto las pólizas como los documentos soporte de los pagos realizados, quedando bajo la responsabilidad de cada Unidad el envío a la entidad contratante.
Para información adicional comunicarse con Johana Muñoz en la Secretaría Jurídica, extensiones 2019 – 2011 (marcela-munoz@javeriana.edu.co )
Para descargar el archivo con esta información haga click.
Pontificia Universidad Javeriana - Rectoría
Carrera 7 No. 40 - 62. Ed. 21 Emilio Arango S.J. (Central) Segundo Piso
Tel: (571) 3208320. ext 2002. Bogotá - Colombia.
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