PREGUNTAS FRECUENTES

 

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En es esta ventana de información puede encontrar las preguntas frecuentes relacionadas con el Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

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¿Cuál es el objetivo del Manual de normas y lineamientos de contratación?
¿Qué se entiende como negocio jurídico?
¿Cuáles son los principios que rigen la contratación de la Universidad?

¿Qué tipo de comportamiento y actuación ética debe tenerse en cuenta durante las etapas de la contratación en la Universidad?
¿Cuáles son los requisitos necesarios para adelantar una solicitud de contratación?
¿Cuáles son las etapas del registro único de proveedores?
¿Quiénes son los autorizados para realizar la solicitud de contratación?
¿Quiénes son los facultados en la Universidad para firmar contratos?
¿Cómo se realiza la selección de proveedores?
¿Cuál es el órgano asesor que soporta las actividades de contratación?
¿Quiénes conforman la Junta Asesora de Adjudicaciones?
¿Cuáles son las funciones de la Junta de Adjudicaciones?
¿Para qué contratos deben constituirse garantías a favor de la Universidad?
¿Qué tipo pólizas pueden ser constituidas para respaldar las obligaciones establecidas?
¿Cuál es la responsabilidad de los involucrados en las etapas de selección, negociación, perfeccionamiento, ejecución y liquidación del contrato?
¿Qué elementos de índole legal deben tenerse en cuenta al momento de realizar un contrato?
¿Qué instancia es la encargada de realizar el seguimiento y control de los contratos?
¿Qué contratos deben pagar impuesto de timbre?

 

¿Cuál es el objetivo del Manual de normas y lineamientos de contratación?

El presente Manual consolida, unifica y regula los lineamientos a través de los cuales, quienes obrando en nombre de la Universidad y en virtud del ejercicio y cumplimiento de las funciones inherentes a su cargo, adelantan contratos. En el segundo capítulo se relacionan las definiciones necesarias para su lectura. En el tercer capítulo se presentan los principios, la actuación ética y el marco jurídico del manual. El cuarto capítulo está dedicado a las competencias y delegaciones de contratación que se otorgan en la Universidad. El quinto capítulo se ocupa de las normas y lineamientos generales para la adquisición de bienes y la prestación de servicios. El sexto capítulo está dedicado a todo lo concerniente a la contratación laboral. En el séptimo capítulo se trata lo relacionado con la contratación civil por prestaciones de servicios o arrendamiento de servicios inmateriales. Finalmente, el octavo capítulo presenta los aspectos de contratación de las actividades de la Universidad como contratista.

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¿Qué se entiende como negocio jurídico?

Es cualquier clase de acuerdo o convención que tenga por objeto crear, modificar o extinguir relaciones jurídicas de carácter patrimonial, vinculante para quienes lo celebran.

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¿Cuáles son los principios que rigen la contratación de la Universidad?

  1. Confidencialidad.
  2. Transparencia.
  3. Igualdad.
  4. Economía.
  5. Responsabilidad.
  6. Selección objetiva.
  7. Solemnidad de los negocios jurídicos.

Para ampliar la información acerca de los principios remítase a la página número 14 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

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¿Qué tipo de comportamiento y actuación ética debe tenerse en cuenta durante las etapas de la contratación en la Universidad?

La actuación ética en las etapas de selección, negociación, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de negocios jurídicos de la Universidad, exigirá que todos sus empleados se comporten con absoluta lealtad frente a ésta, evitando siempre cualquier conducta indebida que atente contra la ética y las buenas costumbres.

Para tal efecto debe tenerse en cuenta:

  • El conflicto de intereses.
  • El uso de la información privilegiada.
  • La inhabilidad para contratar.

Para ampliar la información acerca de la actuación ética remítase a la página número 15 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

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¿Cuáles son los requisitos necesarios para adelantar una solicitud de contratación?

1. Justificación

La unidad solicitante deberá indicar por escrito las razones por las cuales requiere realizar la contratación o compra. Este análisis busca que el responsable de la ejecución presupuestal y quien tenga las atribuciones para contratar, considere, con visión prospectiva, la pertinencia de la negociación.

En los casos en que la Junta de Compras requiera información adicional a la proporcionada por la unidad, se le solicitará el diligenciamiento del formato Justificación para la adquisición de bienes de inversión”.

2. Disponibilidad presupuestal

La unidad de la Universidad que solicite la contratación o compra de cualquier tipo de bien o servicio, deberá contar previamente con los recursos dentro del presupuesto asignado a su centro de costos.

3. Integridad

El contrato deberá ser avalado en los aspectos legales por la Dirección Jurídica, en los financieros por la Dirección  Financiera, y en los técnicos, de acuerdo con el bien o servicio a contratar, por la unidad solicitante o la experta en el tema.

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    ¿Cuáles son las etapas del registro único de proveedores?

    El Registro único de proveedores es administrado por la Oficina de Contabilidad.

    1. Preclasificación

    La unidad que solicite la negociación podrá, de acuerdo con la criticidad o impacto del bien o servicio a contratar, realizar una preselección de proveedores estableciendo para tal fin los criterios que de acuerdo con su conocimiento técnico considere pertinentes. De esta manera garantizará la adecuada selección de los proveedores que harán parte del Registro Único.

    2. Clasificación

    Los proveedores que quieran formar parte del Registro Único de Proveedores de la Universidad deberán diligenciar el formato “Registro de proveedores y otros terceros” DGF-OPAF-F06 (disponible en la página Web de la Universidad), en el cual se solicitará información acerca de los productos o servicios ofrecidos, y documentación correspondiente al proveedor para efectos de quedar clasificados según su especialidad.

    3. Inscripción

    La forma de inscripción en el Registro Único de Proveedores de la Universidad se realiza mediante el formato “Registro de proveedores y otros terceros” BS-P10-F01 del Macroproceso Gestión de Bienes y Servicios – Proceso Administración de Proveedores, y será realizada por la Oficina de Contabilidad.

    4. Evaluación y reevaluación

    Los bienes y servicios que cada unidad considere como críticos para el desempeño de sus actividades, serán evaluados con el fin de controlar y propiciar el desarrollo de los proveedores de la Universidad. Una vez obtenidos los resultados, la unidad responsable deberá informar a la Oficina de Contabilidad con el fin de retroalimentar el Registro Único de Proveedores con la información del desempeño de los proveedores.

    5. Actualización

    Las unidades autorizadas por la Universidad para realizar cualquier tipo de negociación o contratación, deberán retroalimentar a la Oficina de Contabilidad acerca de la información de los proveedores y en caso de que se presenten cambios de dirección o modificación de la razón social, y así poder dar de alta al proveedor.

    Para ampliar la información acerca del Registro Único de Proveedores remítase a la página número 20 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

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    ¿Quiénes son los autorizados para realizar la solicitud de contratación?

    Los cargos autorizados para realizar solicitudes de contratación son:

    • Vicerrector Académico
    • Vicerrector del Medio Universitario
    • Vicerrector Administrativo
    • Secretario General
    • Secretarios y Directores que dependen del Rector
    • Decano Académico de Facultad
    • Decano del Medio Universitario de Facultad
    • Director de Unidad adscrito a la Vicerrectoría Académica
    • Jefe de Unidad adscrito a la Vicerrectoría Académica
    • Director de Unidad adscrita a la Vicerrectoría del Medio Universitario
    • Director de Unidad adscrito a la Vicerrectoría Administrativa
    • Jefe de Unidad adscrito a la Vicerrectoría Administrativa
    • Inferiores jerárquicos de quién contrata en nombre de la Universidad de conformidad con la estructura  interna de cada unidad.
    • Responsable de la Unidad de la Universidad

    Para ampliar la información acerca de los autorizados para realizar solicitudes de contratación remítase a la Matriz de atribuciones (anexo al Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación).

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    ¿Quiénes son los facultados en la Universidad para firmar contratos?

    Los facultados para suscribir contratos en nombre de la Universidad de acuerdo con la cuantía y la naturaleza del cargo son:

    • Rector
    • Vicerrector Académico
    • Vicerrector del Medio Universitario
    • Vicerrector Administrativo
    • Secretario General
    • Decano Académico de Facultad
    • Decano del Medio Universitario de Facultad
    • Director Financiero
    • Director de Recursos Humanos
    • Director de Recursos Físicos
    • Director de Servicios Universitarios
    • Director de Tecnologías de Información
    • Director Biblioteca General
    • Director Centro Ático
    • Director Centro de Proyectos para el Desarrollo – CENDEX
    • Director Editorial Pontificia Universidad Javeriana.
    • Director Educación Continua
    • Director Instituto de Bioética – CENALBE
    • Director Centro Javeriana de Formación Deportiva
    • Director Centro de Gestión Cultural
    • Director Centro de Asesoría Psicológica
    • Director Centro Pastoral San Francisco Javier
    • Jefe Oficina de Proveeduría y Activos Fijos
    • Jefe Oficina de Admisiones y Registro Académico
    • Jefe Oficina para el Fomento de la Investigación – OFI

    Para ampliar la información acerca de los facultados para suscribir contratos en nombre de la Universidad remítase a la Matriz de atribuciones (anexo al Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación).

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    ¿Cómo se realiza la selección de proveedores?

    La selección del proveedor se hará a través de solicitud abierta o cerrada de ofertas, excepto cuando se trate de aquellas negociaciones o contratos que puedan celebrarse por negociación o contratación directa.

    Las modalidades de invitación a contratar son:

    • Negociación o contratación directa con un solo proveedor
    • Subasta inversa
    • Subasta, remate público o servicio de martillo
    • Solicitud y comparación de ofertas

    Las etapas de notificación y publicidad, solicitud de ofertas, ampliación de la información, presentación de ofertas y apertura de ofertas son descritas en la página 23 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

    La evaluación de ofertas deberá ser realizada por la Dirección Jurídica para los aspectos legales, por la Dirección Financiera para los aspectos financieros, y por la unidad solicitante para los aspectos técnicos.

    Para ampliar la información acerca de la selección de proveedores remítase a la página número 22 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.
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    ¿Cuál es el órgano asesor que soporta las actividades de contratación?

    La Junta de Adjudicaciones es la responsable de formular propuestas relativas a la aceptación de ofertas y a la selección y adjudicación de negocios jurídicos.

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    ¿Quiénes conforman la Junta Asesora de Adjudicaciones?

    La Junta de Adjudicaciones estará integrada por:

    • El Vicerrector Administrativo, quien la preside:
    • El Director Jurídico o su delegado.
    • El Director Financiero.
    • El Director de Recursos Físicos.
    • El Director de Tecnologías de Información.
    • Dos personas expertas en temas de arquitectura y construcción y en aspectos tecnológicos, designados por el Rector de una lista de nombres conformada por el Vicerrector Administrativo.
    • Un miembro de la Universidad designado por el Rector, preferiblemente perteneciente a la Compañía de Jesús.
    • El Auditor Interno o su delegado.

    En función de las solicitudes que se vayan a considerar en las deliberaciones de la Junta de Adjudicaciones, se podrán invitar otros empleados de la Universidad.

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    ¿Cuáles son las funciones de la Junta de Adjudicaciones?

    Las funciones de la Junta de Adjudicaciones son:

    1. Considerar los resultados de la evaluación de ofertas y recomendar aquella que a su juicio resulte más favorable para la Universidad.

    2. Proponer criterios y lineamientos para la formalización de las negociaciones en la Universidad.

    3. Proponer lineamientos acerca del manejo del Registro Único de Proveedores.

    4. Advertir respecto de la configuración de situaciones de conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en los Estatutos y en este Manual de Contratación y si se considera conveniente, recomendar soluciones en cada caso.

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    ¿Para qué contratos deben constituirse garantías a favor de la Universidad?

    De acuerdo con la naturaleza de los negocios jurídicos, la Universidad, a través de las recomendaciones que al respecto realice la persona autorizada para la solicitud de negocios jurídicos o por medio de la Dirección Jurídica, exigirá que respecto de los actos de cierta especialidad en su objeto, particularidad en las obligaciones generadas para la otra parte, o que superen la cuantía de DOS MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ 2.000.000.oo M/CTE), se constituyan garantías a favor de la Universidad.

    Se podrán aceptar las siguientes garantías: Garantías bancarias, cartas de crédito stand by, depósitos bancarios colaterales, bonos de prenda paralelos a certificados de depósito como títulos valores, fiducia mercantil en garantía, fianzas, hipotecas, prendas en sus diversas modalidades, incluyendo, entre otras, pignoraciones de rentas, prendas sobre establecimientos de comercio y prendas sobre títulos valores (CDT’s y acciones).

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    ¿Qué tipo pólizas pueden ser constituidas para respaldar las obligaciones establecidas?

    La Universidad aceptará pólizas de seguro de cumplimiento, las cuales deberán ser constituidas a través de una compañía de seguros debidamente establecida en el país, cuya póliza matriz este aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, y en la cual se incluyan los amparos listados a continuación, cuando apliquen de acuerdo con la naturaleza de los negocios jurídicos:

    • De buen manejo y correcta inversión del anticipo
    • De cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud del negocio
    • De pago de salarios y prestaciones sociales
    • De estabilidad de la obra y calidad de los materiales
    • De correcto funcionamiento de los equipos
    • De calidad del bien o servicio
    • De provisiones de repuestos y accesorios

     

    La aceptación de otro tipo de garantías deberá ser autorizada previamente por la Dirección Financiera y la Dirección Jurídica de la Universidad.

    Para ampliar la información acerca del cubrimiento y vigencia de cada póliza remítase a la página número 31 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

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    ¿Cuál es la responsabilidad de los involucrados en las etapas de selección, negociación, perfeccionamiento, ejecución y liquidación del contrato?

    La responsabilidad de particulares y empleados de la Universidad en las etapas de selección, negociación, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de negocios jurídicos en que participe ésta, se producirá como consecuencia de actuaciones u omisiones contrarias a derecho, en los términos previstos en este Manual, en los estatutos y en los reglamentos expedidos por la Universidad.

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    ¿Qué elementos de índole legal deben tenerse en cuenta al momento de realizar un contrato?

    1. Etapa precontractual

    Comprende todo acercamiento entre la Universidad y los proveedores antes de que alguno de ellos formule una oferta.

    2. Perfeccionamiento de los negocios jurídicos

    Perfeccionamiento de los negocios jurídicos por manifestación informal de la voluntad o por manifestación formal de la voluntad a través de documento.

    3. Contenido básico de los negocios jurídicos

    Identificación de las partes, determinación del objeto, alcance, clase de negocios, cláusulas especiales, presupuesto, determinación del sistema de precios, valor y forma de pago de los negocios jurídicos.

    4. Legalización de los negocios jurídicos

    Para iniciar la ejecución de los negocios jurídicos se deberán legalizar los mismos según su naturaleza y cuantía, lo cual se entenderá realizado con la constitución de garantías, aceptación de las garantías constituidas y pago de impuesto de timbre.

    5. Interpretación de los negocios jurídicos

    Los negocios jurídicos celebrados por la Universidad se interpretarán buscando el real significado de las declaraciones realizadas por las partes y aquellas se armonizarán en cuanto ello sea posible.

    6. Ejecución de los negocios jurídicos

    Todos los negocios jurídicos para iniciar su ejecución deberán estar perfeccionados y legalizados. Se entenderá por ejecución de los negocios jurídicos el inicio de actividades inherentes a éstos tales como el pago de anticipo, en caso de haberse pactado, la suscripción del acta de iniciación, y en general, la puesta en marcha de todos los componentes para el logro del objeto propuesto en el mismo.

    7. Terminación de los negocios jurídicos

    Los negocios jurídicos terminarán en forma normal por cumplimiento del objeto contractual, el vencimiento del término o el cumplimiento de la condición.
    Los negocios jurídicos terminarán de forma anormal por imposibilidad de cumplimiento o terminación unilateral por parte de la Universidad.

    8. Liquidación de los negocios jurídicos

    Los negocios jurídicos de ejecución sucesiva serán objeto de liquidación de común acuerdo con el proveedor. En esta etapa se podrá acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar, de lo cual se deberá dejar constancia en el acta de entrega y liquidación.

    9. Resolución de conflictos y controversias

    La Universidad incluirá en los negocios jurídicos los mecanismos alternativos de solución de conflictos tales como el arreglo directo, la amigable composición, la conciliación y el arbitramento.

    10. Multas

    En los negocios jurídicos que celebre la Universidad se pactarán cláusulas de multas en caso de incumplimiento por cambio de especificaciones, falta de correspondencia a lo diseñado, autorizado o comprado por la Universidad, o por no entregar en los plazos parciales o finales establecidos.

    11. Responsabilidades y sanciones

    La responsabilidad de particulares y empleados de la Universidad en las etapas de selección, negociación, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de negocios jurídicos en que participe ésta, se producirá como consecuencia de actuaciones u omisiones contrarias a derecho, en los términos previstos en el Manual, en los estatutos y en los reglamentos expedidos por la Universidad.

    Para ampliar la información acerca de los elementos legales a tener en cuenta  remítase al numeral 5.4 Negocios Jurídicos en la página número 27 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

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    ¿Qué instancia es la encargada de realizar el seguimiento y control de los contratos?

    La Universidad realizará el seguimiento de los negocios jurídicos a través de sus unidades. En los contratos de obra civil se realizará el seguimiento a través de una interventoría y en los demás negocios jurídicos por medio de la supervisión de los mismos.

    El control lo ejercerán los administradores y demás empleados de la Universidad, con el fin de proveer una seguridad razonable de que en la Universidad se alcanzarán los objetivos de eficacia y eficiencia en las operaciones, confiabilidad de la información financiera, y cumplimiento de las leyes y demás normas aplicables.

    Para ampliar la información acerca las instancias de seguimiento y control remítase a la página número 36 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

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¿Qué contratos deben pagar impuesto de timbre?

Conforme a la regla general establecida en el Artículo 519 del Estatuto Tributario constituye hecho generador del impuesto de timbre la suscripción de instrumentos públicos y documentos privados, incluidos los títulos valores, que se otorguen o acepten en el país, o que se otorguen fuera de éste, pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen obligaciones en el mismo. En dichos instrumentos deberá constar la constitución, existencia o modificación de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, cuya cuantía sea superior a 6.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), de acuerdo con la resolución de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. Por el año 2008 la tarifa del impuesto de timbre será del uno por ciento (1%) y para el año 2009 será del cero punto cinco por ciento (0.5%). A partir del 2010 será del cero por ciento (0%).

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