Presentación

El proyecto de Gestión Documental trabaja por hacer realidad  un  Sistema de Gestión  de Documentos para la  Universidad Javeriana, que  cumpla con  las normativas vigentes internas y externas,  armonice con los sistemas de gestión  y con la Planeación Universitaria.

Se ha realizado la revisión de las normas vigentes nacionales e internacionales relacionadas con Gestión Documental,  están siendo recopiladas las que aplican a la Universidad en un normograma, que hará parte de los documentos soporte del proyecto.

El  Sistema de Gestión de  Documentos  trae para la universidad diversos beneficios que el proyecto está estructurando para que en un tiempo puedan verse en funcionamiento:

  • Producción de documentos con requisitos para su gestión y para su uso continuo e incorporados dentro del diseño e implementación del sistema de gestión de documentos.

 

  • Levantamiento de procesos y procedimientos que garantice que los documentos producidos y recibidos sean confiables, accesibles y que se puedan conservar y preservar durante el ciclo de vida.

 

  • Contribución a la productividad de la comunidad universitaria por contar con los documentos organizados.

 

  • Aprovechamiento de los recursos tecnológicos para la producción, distribución, utilización, acceso y conservación de los documentos electrónicos.

 

Desarrollo de las fases

Fase I: Diagnóstico

En esta fase se realizó la recolección de información a través de la aplicación de una encuesta a una muestra seleccionada de los miembros de la comunidad universitaria y sirvió como base para determinar la situación actual en cuanto a prácticas de gestión de documentos en las unidades  de la Universidad.

                           >> Resultados de la encuesta

 

Fase II: Definición de procesos y procedimientos

En esta fase se define y documentan los procesos y procedimientos para el Sistema de Gestión de documentos .

El trabajo se adelanta con la Oficina de Organización y métodos y con la participación de las personas y unidades que se consideran pertinentes en cada proceso.

Las actividades que se están desarrollando son: Levantamiento de información, elaboración y transcripción, revisión, ajustes, aprobación y entrega de procedimientos.

 

 

Fase III: Herramienta tecnológica

Paralelo a la Fase II, definición de procesos y procedimientos se ha venido revisando las ofertas que hay en el mercado a nivel de herramientas tecnológicas de Gestión Documental, y se han invitado diversas empresas de tecnología, para lo cual se cuenta con el apoyo de la Dirección de Tecnologías de la Información e integrantes del Comité Operativo del proyecto, quienes han contribuido en la recopilación de la información para la definición de requerimientos.

Igualmente se ha empezado a explorar conceptos importantes para el proyecto como autoservicio, digitalización, correo electrónico, metadatos, documento electrónico nativo, archivo electrónico, expediente electrónico, entre otros, los cuales se verán reflejados en los procedimientos y manual de lineamientos del Sistema de Gestión de Documentos.

 

Fase IV: Prueba piloto

Se han seleccionado dos subseries documentales, hoja de vida estudiante y hoja de vida trabajador para la prueba piloto del Sistema de Gestión de Documentos.

En la preparación de esta prueba se han realizado las siguientes actividades, revisión de las subseries seleccionadas y los tipos documentales, estadísticas de producción y recepción, práctica documental (análogo y electrónico) 

 

Fase V: Implementación

En esta fase se implementará gradualmente el sistema de gestión de documentos diseñado y aprobado, en donde se contemplará actividades y acciones dirigidas a los miembros de la comunidad educativa para que  se apropien y se genere una cultura ajustada a la nueva dinámica de la Gestión de Documentos en la Universidad.

Proyecto de Gestión

Documental

Equipo Humano

Coordinadora Proyecto Gestión Documental
Martha Lilia Rocha Ruiz
mrocha@javeriana.edu.co
Ext: 5461

Auxiliar administrativa Proyecto Gestión Documental
Yerly Paola Sánchez Rodríguez
yerly.sanchez@javeriana.edu.co
Ext: 5462

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