Preguntas Frecuentes Oficina de Relaciones Laborales
 

  1. ¿Debo afiliarme al Sistema de Seguridad Social?Sí. Ninguna persona puede iniciar labores sin antes afiliarse a la seguridad social en pensión, salud y riesgos profesionales. Este trámite se realiza directamente en la Dirección de Gestión Humana al momento de legalizar el contrato de trabajo.
      
  2. ¿Qué debo hacer para tramitar una incapacidad por enfermedad general?Para que la incapacidad sea transcrita por la EPS, el empleado debe remitir a la Dirección de Gestión Humana, los siguientes documentos:
  • Certificado original de la incapacidad.

  • Copia del resumen de la historia clínica, si la incapacidad es mayor a tres (3) días.

  • Si la incapacidad fue expedida por un doctor perteneciente a medicina prepagada, plan complementario o póliza de salud, deberá adjuntar la copia del carné de afiliación a dicha entidad.

   Toda incapacidad debe ser radicada en la Dirección de Gestión Humana, independientemente del número de días de la misma.

  1. Si estoy en estado de embarazo, ¿debo informarlo? Sí. Debe notificarlo a la Dirección de Gestión Humana, presentando una carta en la cual indique su estado y adjuntar una certificación expedida por el médico tratante, en la cual indique la fecha probable de parto.

    Nota: Sin importar cuál sea el tipo de vinculación laboral que tiene con la Universidad, deberá comunicarlo.
      
  2. Licencia de maternidad La licencia de maternidad tendrá una duración de 18 semanas, remuneradas con el salario que devengue al momento de iniciarla. De acuerdo con la ley, aplica a partir del 4 de enero de 2017, y puede tomarse de formas diferentes:
  • Preparto:

    • Una semana con anterioridad a la fecha probable del parto.

    • Si la futura madre necesita una semana adicional previa al parto, podrá gozar de las dos semanas con 16 semanas de posparto.

    • En caso de no tomarse la semana previa al parto, se tomará 18 semanas en el posparto.

  • Posparto:

    • Tiene una duración de 17 semanas contadas desde la fecha de parto o 16 a 18 semanas dependiendo de la duración que haya tenido la licencia de maternidad preparto.

  • Niños prematuros:

    • Para aquellos casos en los que el parto sea antes de cumplir el periodo de gestación, la ley establece que se deberá tener en cuenta la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término, periodo de tiempo que será sumado a las 18 semanas.

  • Con parto múltiple:

    • Tiene una duración de 20 semanas al señalar que para el caso de parto múltiple la licencia se aplica en dos semanas más.
       

  1. ¿Cuál es el procedimiento para solicitar la transcripción de la licencia de maternidad ante la EPS?Para efectuar el proceso de transcripción ante la EPS, el empleado debe remitir a la Dirección de Gestión Humana, los siguientes documentos:
    • Certificado original de la licencia de maternidad.

    • Registro civil de nacimiento del bebé.

    • Copia del resumen de la historia clínica del parto en la que se indica cuál fue la fecha probable del nacimiento.

    • Si la licencia de maternidad fue expedida por la medicina prepagada, el plan complementario o una póliza de salud, deberá adjuntar la copia del carné de afiliación a dicha entidad.

  2. ¿Qué debo hacer para tramitar la licencia de paternidad?Debe radicar en la Dirección de Gestión Humana, el registro civil de nacimiento a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del menor. Este beneficio es equivalente a ocho (8) días hábiles. En caso de muerte o de enfermedad de la madre, la licencia de maternidad se extenderá al padre.
     
  3. ¿Qué debo hacer para cambiarme de EPS?Este trámite debe realizarse directamente por el empleado ante la EPS a la que quiere trasladarse. El formulario se debe remitir a la Dirección de Gestión Humana para la firma del empleador y luego de radicado ante la entidad correspondiente, dejar una copia en esta misma dependencia para poder efectuar el traslado en el mismo mes en que quedó radicado en la EPS.
     
  4. ¿Qué debo hacer para incluir un beneficiario a la EPS?En la Dirección de Gestión Humana se le proporcionará tanto el formulario como la información de contacto del asesor de la EPS correspondiente, con el fin de realizar la radicación del documento para incluir al beneficiario.
  1. ¿A quiénes puedo incluir como beneficiarios directos y cuáles son los documentos requeridos?
    • Al cónyuge.

    • A falta de cónyuge, a la compañera o compañero permanente incluyendo las parejas del mismo sexo.

    • A los hijos menores de 25 años de edad que dependan económicamente del cotizante.

    • A los hijos de cualquier edad, si tienen incapacidad permanente y dependen económicamente del cotizante.

    • A los hijos del cónyuge, compañera o compañero permanente del afiliado, incluyendo los de las parejas del mismo sexo, que se encuentren en las situaciones anteriores.

    • A los hijos de los beneficiarios descritos anteriormente hasta que dichos beneficiarios conserven la condición.

    • A los hijos menores de 25 años y aquellos de cualquier edad con incapacidad permanente que como consecuencia del fallecimiento de los padres, la pérdida de la patria potestad o la ausencia de estos, se encuentren hasta el tercer grado de consanguinidad con el cotizante y dependan económicamente de este.

    • A falta de cónyuge o de compañera o compañero permanente y de hijos, los padres del cotizante que no estén pensionados y dependan económicamente de estos.

    • A los hijos menores de 18 años entregados en custodia legal por la entidad competente.

    • A los padres de alguno de los dos cotizantes siempre y cuando los dos cónyuges o compañeros realicen aportes a la misma entidad y lo exime del pago de la UPC adicional.

    • Los beneficiarios deberán anexar en todos los casos:
      • Formulario de afiliación si el cotizante es nuevo y/o novedad.
      • Fotocopia de documento de identificación para cada uno de los beneficiarios:

        Menores de 7 años: registro civil de nacimiento
        Mayores de 7 años: tarjeta de identidad
        Mayores de 18 años: cédula de ciudadanía
        Extranjeros mayores de 18 años: cédula de extranjería
        Extranjeros menores de 18 años: pasaporte

      1. Para padres del cotizante o familiares hasta tercer grado de consanguinidad, presentar la fotocopia del registro civil en el que conste el parentesco.
      2. Para hijos menores de 25 años, incluir el registro donde conste parentesco (si es adopción y no han cambiado el registro, los datos deben ser iguales a los del acta de adopción). Sólo en caso de adopción, se requiere el certificado del ICBF y/o acta de entrega donde acredite la adopción.

      En el caso de los hijos con incapacidad permanente o discapacidad, presente:

      1. Registro donde conste parentesco (si es adopción y no han cambiado el registro, los datos de registro deben ser iguales a los del acta de adopción).
        • Certificado médico de la EPS.
        • En caso de incapacidad permanente, anexar certificación expedida por el médico tratante y convalidada por la EPS, donde se determine el tipo y grado de incapacidad.
        • En caso de ser adoptado, se requiere fotocopia del nuevo registro civil.
      2. En caso de adopción, presente el certificado del ICBF y/o acta de entrega donde se acredite la adopción. Fotocopia del registro civil en el que conste el parentesco y la declaración del cotizante confirmando dependencia económica.
  1. ¿Qué debo hacer para trasladarme de fondo de pensiones obligatorias? Entre fondos privados (Porvenir, Protección, Skandia, Colfondos)?
    Para que la incapacidad sea transcrita por la EPS, el empleado debe remitir a la Dirección de Gestión Humana, los siguientes documentos:

El empleado debe tener como mínimo una antigüedad de afiliación de seis (6) meses al fondo en el que se encuentre. Este trámite lo realiza el trabajador ante la Dirección de Gestión Humana.
Nota importante: En todos los casos se debe entregar a la Direccion de Gestión Humana la carta de aceptación del traslado.

De Colpensiones a fondos privados o viceversa

El empleado debe tener como mínimo una antigüedad de afiliación de cinco (5) años en el fondo privado. El trámite lo realiza el trabajador ante la Dirección de Gestión Humana.Nota importante: En todos los casos se debe entregar a la Direccion de Gestión Humana la carta de aceptación del traslado para poder tomar la novedad respectiva. Cabe anotar que si le faltan 10 o menos años para cumplir la edad de pensión (en mujeres 47 y en hombres 52) no es posible trasladarse de Régimen.

  1. ¿Al vincularme con la Universidad, recibo la tarjeta integral Cafam?

    La tarjeta integral CAFAM es expedida una única vez en la primera afiliación que se realice a la Caja de Compensación, y sirve tanto para los contratos activos como para los contratos futuros que tenga el empleado.
    Si dicha tarjeta fue entregada por un empleador anterior, no será emitida nuevamente, a menos que se solicite un duplicado por pérdida del documento.

  2. ¿Cómo se activa la tarjeta integral Cafam?

    Es necesario comunicarse con la línea integral Cafam: 3077011 opción 6, opción 1.

  3. ¿Qué debo hacer si perdí la tarjeta Cafam o no recuerdo la clave?

    Debe pedir la reexpedición y pagar $5.000 en la oficina móvil de Cafam ubicada en el campus de la Universidad, Edifico Emilio Arango, S.J., edificio central, piso 3. La tarjeta le será entregada en los 15 días hábiles siguientes a la solicitud. También puede acercarse a cualquiera de las centrales de servicios Cafam o a la Sede administrativa de Cafam ubicada en la Av. Carrera 68 No. 90 - 88, bloque 5, piso 1.

  1. ¿Cómo se solicita la licencia por luto, a cuántos días corresponde y en qué casos aplica?

    Debe enviar a la Dirección de Gestión Humana, carta o correo electrónico de solicitud de la licencia, indicando las fechas en las cuales se tomó los cinco días y el respectivo visto bueno del jefe inmediato, anexando el certificado de defunción del familiar y los registros civiles pertinentes para cada caso. Esta licencia solamente se concede al momento de la ocurrencia de la defunción, los días otorgados no pueden ser aplazados para ser tomados en fechas posteriores.
    Aplica para lo siguiente familiares que fallecen:

    • Cónyuge o compañero (a) permanente

    • Padres

    • Abuelos

    • Hijos, incluyendo a los adoptivos

    • Nietos

    • Hermanos

    • Hijos del cónyuge o compañero (a) permanente

    • Suegros

  2. Guía para consulta de certificados de pago de Autoliquidación:
    1. Ingrese a la dirección electrónica www.miplanilla.com/Empleados/index.aspx, si no es usuario, oprima Registrar


    2. En este paso se solicitará información básica para continuar con el registro. La contraseña debe ser alfanumérica.
      Nit. de la Universidad Javeriana: 8600137201
    3. La Dirección de Gestión Humana, realizará la autorización al cierre de la jornada laboral.
    4. Una vez la empresa autorice los permisos, se podrán generar los certificados según sea el periodo que necesita el empleado.
    5. Los certificados podrán ser consultados con IBC (ingreso base de cotización) o sin IBC, como se muestra en la imagen. Para que el proceso termine de forma correcta es necesario dar clic en continuar.
    6. Después de seleccionar el periodo deseado, aparecerá la opción Consultar certificados (ver imagen)
  3. ¿Qué debo hacer para obtener un certificado laboral en línea? (aplica para profesores y personal administrativo de planta y temporales activos)

    Con el fin de prestar un servicio ágil y oportuno, los certificados laborales pueden expedirse de manera inmediata a través del autoservicio del Sistema de Recursos Humanos:

    1. Ingrese a la página de la Universidad, en Servicios seleccione MAX - Mis Aplicaciones Javerianas (SIU).

    2. Ingrese con el usuario y contraseña del correo institucional.

    3. En el Menú de Servicios en Gestión Humana, seleccione la opción Certificado Laboral.

    4. Se visualizará una pantalla, donde deberá desplegar la barra de opciones en tipo de certificación y elegir la opción que requiere. Posteriormente oprima el botón Imprimir.

  4. ¿Qué debo hacer para obtener un certificado laboral si soy profesor de Catedra por Hora, Aprendiz, persona retirada o requiero la trayectoria laboral estando activo?La solicitud debe hacerse al correo electrónico: johanna-diaz@javeriana.edu.co, indicando nombre completo, documento de identificación y el tiempo de respuesta puede ser entre 3 y 10 días hábiles, dependiendo de lo requerido.
     
  5. Si olvido la clave, ¿cómo puedo consultar el saldo de las tarjetas de alimentación y de gasolina del Plan de Beneficios Flexibles? ¿Qué debo hacer si pierdo la tarjeta?
    • Comunicarse a la línea 3323200

      • Para consultar saldo opción 2.

      • Perdida de clave o de tarjeta opción 5.

        • Opción 1: con el número de la tarjeta.

        • Opción 2: con el número de la cédula.

    • En caso de olvidar la clave y/o perder la tarjeta, es necesario pedir un nuevo plástico que tendrá un costo y será descontado del cupo otorgado. La nueva tarjeta podrá ser reclamada dentro de los cinco días hábiles siguientes a la solicitud, en la Dirección de Gestión Humana con la asesora encargada del Plan de Beneficios Flexibles.

  6. ¿A quién debo informar cuando voy a tomar los días de descanso solicitados dentro del Plan de Beneficios Flexibles?

    Para disfrutar de estos días, es necesario contar con el visto bueno del jefe inmediato, y notificar a la Dirección de Gestión Humana indicando las fechas y días a tomar. La vigencia de los días es anual y está comprendida entre el 1 de marzo de cada año y el 28 de febrero del siguiente año.

  7. ¿Qué documentación debo presentar para hacer la disminución de la retención en la fuente?

    Se debe radicar en la Dirección de Gestión Humana hasta el 15 de abril de cada año, una carta que haga referencia a la disminución y adjuntar para el trámite, alguno de los siguientes documentos:

    • Constancia de crédito hipotecario.

    • Formato de personas a cargo.

    • Constancia de medicina prepagada, diferente a la que tiene con el Plan de beneficios flexibles (si fuera el caso).

  8. ¿Qué documentos se deben presentar para la contratación extranjeros?

    Todo extranjero que se vincule con la Universidad debe tener vigentes:

    • Visa (que le permita trabajar con la Pontificia Universidad Javeriana).

    • Cédula de extranjería.

    • Pasaporte.

    Estos documentos serán revisados y avalados por el abogado de la Dirección de Gestión Humana para hacer efectivo el contrato.
     
  9. ¿Cómo puedo consultar el recibo de pago y el certificado de ingresos y retenciones del año anterior?

    Por favor siga las siguientes indicaciones:

    • Ingrese a la página de la Universidad, en Servicios seleccione MAX - Mis Aplicaciones Javerianas (SIU).

    • Ingrese con el usuario y contraseña del correo institucional.

    • En el Menú de Servicios en Gestión Humana, seleccione la opción recibos de nómina o certificado de ingresos y retenciones, según sea el caso.

    • Se visualizará una pantalla, donde aparecen los certificados y recibos de pago expedidos.

Gina de Silvestri Saade

Jefe Oficina de Relaciones Laborales

 

 

Equipo Humano

Jefe Oficina Relaciones Laborales
Gina de Silvestri Saade
Correo electrónico: deg@javeriana.edu.co
 

Coordinador de Nómina
Edwin Mogollón Sáchica
Correo electrónico: mogollon@javeriana.edu.co