Bogotá D. C., 13 de agosto de 2004

OFCTCP/0258/2004

Señor(a):

JUAN PABLO BONILLA

Carrera 40 B N° 142 A - 75

Bogotá D.C.

Ref.: Consulta de fecha 15 de julio de 2004

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por este Consejo y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

1. PREGUNTA:

“POR MEDIO DE LA PRESENTE COMUNICACIÓN SOLICITAMOS DE MANERA COMEDIDA QUE EL CONSEJO TÉCNICO DE CONTADURÍA PÚBLICA, RESPONDA LAS INQUIETUDES PLANTEADAS EN EL PRESENTE DOCUMENTO CON RELACIÓN A LAS CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y DEBERES PROFESIONALES QUE DEBEN OBSERVAR LOS CONTADORES, DE ACUERDO CON LOS SIGUIENTES:

1.1. ANTECEDENTES:

1. ACTUALMENTE NUESTRA OFICINA DE ABOGADOS PARTICIPA EN UN TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO QUE SE SURTE ANTE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN, EN EL CUAL SE DEBATEN UNOS DAÑOS Y PERJUICIOS DERIVADOS DE UNAS OBRAS CIVILES QUE FUERON CONTRATADAS ENTRE LAS PARTES VINCULADAS A ESTE TRÁMITE.

2. EN EL MENCIONADO TRÁMITE ARBITRAL SE SOLICITÓ DENTRO DE LAS PRUEBAS, LA REALIZACIÓN DE UN DICTAMEN PERICIAL CONTABLE Y FINANCIERO, CON EL PROPÓSITO DE ABSOLVER VARIAS PREGUNTAS RELACIONADAS CON EL MONTO DE LOS PERJUICIOS QUE RECLAMA EL CONTRATISTA EN DESARROLLO DE LAS OBRAS.

3. UNA DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS POR EL APODERADO DEL CONTRATISTA, FUE LA SIGUIENTE:

‘CON FUNDAMENTO EN LOS PAPELES Y CONTABILIDAD DE [LA SOCIEDAD X] Y EN LOS ASIENTOS Y SOPORTES DE ESA EMPRESA, ASÍ COMO EN LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS, INCLUIDOS LOS ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS (APUS), LA PROPUESTA ECONÓMICA Y DEMÁS DOCUMENTOS QUE CONSIDERE NECESARIO EVALUAR Y EXAMINAR, LA PERITO VALORARÁ, COMPARÁNDOLOS, LOS SIGUIENTES ÍTEMS:

1.1 LOS INGRESOS Y GASTOS PREVISTOS POR [LA SOCIEDAD X] PARA DESARROLLAR LOS CONTRATOS QUE SE DETERMINAN CON BASE EN LOS ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS (APUS) Y LOS INGRESOS Y GASTOS REALES DE [LA SOCIEDAD X] EN DESARROLLO DE LOS MISMOS.

1.2 LOS COSTOS PREVISTOS EN LAS OFERTAS DE [LA SOCIEDAD X] QUE FUERON APROBADOS POR [LA SOCIEDAD Y] DANDO LUGAR A LOS CONTRATOS Y LOS COSTOS REALES EN QUE [LA SOCIEDAD X] INCURRIÓ EN LOS RUBROS DE MANO DE OBRA (COSTOS DIRECTOS Y COSTOS ADMINISTRATIVOS) Y EQUIPOS.’

4. COMO RESPUESTA A LAS ANTERIORES PREGUNTAS, EL PERITO CONTADOR CONTESTÓ LO SIGUIENTE EN SU DICTAMEN:

‘EN LAS CIFRAS REPORTADAS POR LA CONTABILIDAD TENIDA A LA VISTA PARA EL CONTRATO (…), EN LA SOCIEDAD [X], EN FORMA RESUMIDA, SE PRESENTAN A CONTINUACIÓN:

LOS INGRESOS REGISTRADOS, DERIVADOS DEL CONTRATO, ANTES DEL IVA, COMO SE DETALLÓ EN LA PÁGINA 26 ANTERIOR, ASCIENDEN A TRES MIL OCHOCIENTOS SETENTA MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y UN MIL CIENTO TREINTA PESOS = $3.870.851.130=, CON COSTOS ASOCIADOS DE CUATRO MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y DOS MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA MIL DOSCIENTOS TREINTA Y CINCO PESOS =4.482.290.235. DE LAS ANTERIORES CIFRAS SE OBTIENE LA PÉRDIDA CONTABLE REGISTRADA DE SEISCIENTOS ONCE MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL CIENTO CIN CO PESOS = $611.439.105=’ (…)

‘EN LAS CIFRAS REPORTADAS POR LA CONTABILIDAD TENIDA A LA VISTA PARA EL CONTRATO (…), EN LA SOCIEDAD [X], EN FORMA RESUMIDA, SE PRESENTAN A CONTINUACIÓN: LOS INGRESOS REGISTRADOS, DERIVADOS DEL CONTRATO, COMO SE RELACIONÓ EN LA PÁGINA 33 ANTERIOR, ANTES DE IVA, ASCIENDEN A SIETE MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y UN MILLONES QUINIENTOS VEINTITRÉS MIL SETECIENTOS TREINTA (SIC) Y PESOS = $7.281’523.731 =, PÁGINA 33 ANTERIOR, CON COSTOS ASOCIADOS DE OCHO MIL SETENTA MILLONES CUATROCIENTOS OCHO MIL NOVENTA Y TRES PESOS = $8.070.408.093.[…] DE LAS ANTERIORES CIFRAS SE OBTIENE LA PÉRDIDA REGISTRADA CONTABLEMENTE DE SETECIENTOS OCHENTA Y OCHO (SIC) MILLONEA OCHOCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS SESENTA Y DOS PESOS = $788’884.362 =.’

5. TENIENDO EN CUENTA QUE DE ACUERDO A (SIC) LAS RESPUESTAS DADAS POR EL PERITO, NO FUE POSIBLE CONSTATAR QUE ÉSTE HUBIERA TENIDO ACCESO, NI HUBIERA REVISADO LOS SOPORTES CONTABLES DE LA SOCIEDAD X, PARA VERIFICAR LA CERTEZA DE LAS CIFRAS A LAS QUE SE HACE REFERENCIA EN LAS RESPUESTAS ANTERIORES, POR NUESTRA PARTE PROCEDIMOS A SOLICITAR, EN UN PRIMER MOMENTO, LA ACLARACIÓN Y COMPLEMENTACIÓN DEL CORRESPONDIENTE DICTAMEN PERICIAL, EXIGIENDO QUE SE ALLEGARAN LOS SOPORTES CONTABLES CORRESPONDIENTES A ESTOS VALO RES. PETICIÓN QUE FUE DENEGADA POR EL TRIBUNAL, SIN NINGÚN ARGUMENTO DE FONDO.

6. POSTERIORMENTE, PROCEDIMOS ASÍ MISMO, A OBJETAR LAS MENCIONADAS RESPUESTAS DADAS POR EL PERITO, ALEGANDO NUESTRAS DUDAS SOBRE LA EXISTENCIA DE SOPORTES EN LOS CUALES SE BASARAN LAS CIFRAS MENCIONAS; PETICIÓN QUE NUEVAMENTE FUE SUBVALORADA POR EL TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO, EL CUAL CONSIDERÓ QUE LA INFORMACIÓN ALLEGADA POR EL PERITO ERA “SUFICIENTE”.

7. NO SE DEBE OLVIDAR QUE LA FUNCIÓN QUE SE ESPERA DEL PERITO ES QUE LE COLABORE AL TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO PARA OBTENER CERTEZA SOBRE LOS HECHOS QUE SE ENCUENTRAN EN DISCUSIÓN, Y QUE CORRESPONDEN A MATERIAS QUE POR SU ESPECIALIDAD REQUIEREN DE LA EXPERIENCIA Y DE LOS CONOCIMIENTOS PROPIOS DE UN PROFESIONAL, PUES LAS RESPUESTAS QUE ÉSTE FORMULE SERÁN LA BASE CONTABLE Y FINANCIERA PARA QUE EL TRIBUNAL EMITA EL CORRESPONDIENTE LAUDO O FALLO.

1.2. PETICIÓN:

DE ACUERDO CON LOS ANTERIORES HECHOS, SOLICITAMOS QUE EL CONSEJO TÉCNICO DE CONTADURÍA PÚBLICA, SE PRONUNCIE SOBRE LOS SIGUIENTES INTERROGANTES:

1. ¿QUÉ GRADO DE CONFIABILIDAD PUEDEN OFRECER ASIENTOS CONTABLES CUYOS SOPORTES SE DESCONOCEN PORQUE NO EXISTEN O PORQUE NO SE HA PODIDO TENER ACCESO A LOS MISMOS?

2. ¿ES DEBER DE LOS CONTADORES REVISAR LOS SOPORTES CONTABLES? ¿EN QUÉ CASOS Y CUÁL ES SU IMPORTANCIA?”

2. RESPUESTA:

2.1. CONSIDERACIONES:

La posibilidad de la actuación del contador público como auxiliar de la justicia surge de la aplicación del artículo 38 de la Ley 43 de 1990, disposición que establece:

“Artículo 38 — El contador público es auxiliar de la justicia en los casos que señala la ley, como perito expresamente designado para ello. También en esta condición el contador público cumplirá su deber teniendo en cuenta las altas miras de su profesión, la importancia de la tarea que la sociedad le encomienda como experto y la búsqueda de la verdad en forma totalmente objetiva.”

Se destaca en la norma transcrita que, con el objeto de lograr una adecuada administración de justicia y considerando que los auxiliares de la justicia son vitales para la conformación del acervo probatorio de un proceso, se impone la obligación a este profesional en el sentido de cumplir su deber teniendo en cuenta las altas miras de su profesión, la importancia de la tarea que la sociedad le encomienda como experto y la búsqueda de la verdad en forma totalmente objetiva.

Sobre este particular la Corte Suprema de Justicia se ha pronunciado de la siguiente manera :

“Acerca de este punto se encuentra que la técnica contable es una disciplina que requiere de estudios que varían en su grado de intensidad según el carácter técnico o profesional que se pretenda, por esto se explica que el numeral 4º del artículo 8º de la Ley 145 de 1960 (Hoy Ley 43 de 1990) exija que “para actuar como perito en controversias de carácter técnico-contable, especialmente en diligencias sobre exhibición de libros, juicios de rendición de cuentas y avalúo de intangibles patrimoniales” se requie re la calidad de contador público, y en este mismo sentido el artículo 8º del C. de P. C., señala que los cargos de los auxiliares de la justicia deberán ser desempeñados por personas idóneas con versación y experiencia en la materia respectiva, con título profesional expedido legalmente cuando las circunstancias así lo determinen.”

Por su parte, la práctica de la prueba consistente en la peritación se encuentra reglada por el artículo 237 del Código de Procedimiento Civil, disposición que determina las características que deben tener los dictámenes de los peritos, en los siguientes términos:

“Artículo 237 — Práctica de la prueba. En la práctica de la peritación se procederá así:

(…)

2. Los peritos examinaran conjuntamente las personas o cosas objeto del dictamen y realizarán personalmente los experimentos e investigaciones que consideren necesarios, sin perjuicio de que puedan utilizar auxiliares o solicitar por su cuenta el concurso de otros técnicos, bajo su dirección y responsabilidad; en todo caso expondrán su concepto sobre los puntos materia del dictamen.

(…)

6. El dictamen debe ser claro, preciso y detallado; en él se explicarán los exámenes, experimentos e investigaciones efectuados, lo mismo que los fundamentos técnicos, científicos o artísticos de las conclusiones. ” (Resaltados fuera del texto original)

Teniendo en cuenta que el dictamen de los peritos debe ser claro, preciso y detallado, en materia de peritaciones contables, para el logro de dicho objetivo, resultan de aplicación las normas de auditoría generalmente aceptadas, previstas en el artículo 7º del Decreto 2649 de 1993, en el cual se lee:

“Artículo 7º — De las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoría son las siguientes:

1. Normas Personales.

a) El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia.

b) El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.

c) En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional.

2. Normas relativas a la ejecución del trabajo.

a) El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.

b) Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.

c) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estado Financieros sujetos a revisión.

(…)” (Resaltados fuera del texto original)

Como puede advertirse de la norma precedente aplicada al caso consultado, es deber del contador que desarrolla las funciones de perito que, en la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, proceda con diligencia profesional y por ende, debe obtener evidencia válida y suficiente para emitir su dictamen con bases razonables. Para ello debe acudir a medios tales como análisis, la inspección, observación, interrogación, confirmación y cualesquiera otros procedimientos que le permitan verificar sus asertos.

Lo anterior cobra mayor relevancia si tenemos en cuenta que al contador público se le confiere en sus actuaciones el privilegio de salvaguardar la fe pública, lo que reviste aun una mayor relevancia cuando éste profesional actúa como auxiliar de la justicia en calidad de perito.

Sobre el particular, veamos lo previsto en el artículo 10 del Decreto 2649 de 1993:

“Artículo 10. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situació n financiera en la fecha del balance.

Parágrafo . Los Contadores Públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes.” (Resaltados fuera del texto original)

Así las cosas, el perito, en cumplimiento de sus deberes como contador, como depositario de la fe pública y como auxiliar de la justicia en la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe obtener evidencia válida y suficiente para corroborar las afirmaciones que hacen parte de su dictamen y que las cifras registradas en libros y estados financieros reflejan en forma fidedigna la realidad de la situaciones objeto de peritación. Para ello deberá valerse, entonces, de las normas reguladoras de lo “Registros en Libros”, contenidas en el Título Tercero del Decreto 2649 de 1993.

Veamos el artículo 123 del Decreto citado:

“ARTICULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.” (Resaltados fuera del texto original)

Un mecanismo idóneo y apropiado para comprobar la veracidad y fidelidad de la información contable es la confrontación de los registros con los respectivos soportes, ya que los hechos económicos deben documentarse por este medio. Además, los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico de tal manera que sea posible su verificación, de lo cual se colige que en un peritaje como el que no s ocupa, también deberán verificarse los comprobantes de contabilidad descritos en el artículo 124 de la misma norma, así:

“ARTICULO 124. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.”

Con fundamento en las consideraciones anteriores, respondemos los interrogantes planteados en los siguientes términos:

2.2. RESPUESTA A LA PREGUNTA 1:

Como se ha anotado, los entes económicos deben contar con los soportes y comprobantes de contabilidad que respalden los registros que figura en los libros y estados financieros, documentos que para la labor del perito deben estar disponibles, pues es con base en la información que ellos proveen, que el auxiliar de la justicia puede emitir el dictamen que le corresponde, dando cumplimiento a los requisitos previstos en la providencia que decreta tal prueba y a las condiciones que sobre el particular establec e la normatividad aplicable vigente.

Por supuesto, será competencia del juzgador evaluar la circunstancia consistente en que los responsables de la contabilidad analizada oculten los soportes y comprobantes o carezcan de ellos y, además, valorar la confiabilidad de un dictamen pericial en el cual se haya hecho salvedad en el sentido de que éste se emitió sin contar con los documentos que permiten al contador corroborar la información.

2.3. RESPUESTA A LA PREGUNTA 2:

Con base en el artículo 7º de la Ley 43 de 1990, en al marco de las situaciones objeto de consulta, es deber del contador que desarrolla las funciones de perito que, en la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, proceda con diligencia profesional y por ende, debe obtener evidencia válida y suficiente para emitir su dictamen con bases razonables. Para ello debe acudir a medios tales como análisis, la inspección, observación, interrogación, confirmación y cualesquiera otros procedimientos que le permitan verificar sus asertos, actividades que deberá realizar prioritariamente sobre los registros contables, los soportes y los comprobantes que los respaldan

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

RICARDO VÁSQUEZ BERNAL

Presidente