Bogotá D. C., 21 de Septiembre de 2004

OFCTCP / 0309 / 2004

Señora:

MARIA ROCIO MORENO N.

Contador Público

Ciudad.

Ref.: Consulta de fecha 30 de Agosto de 2004

Radicación: 0443

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTAS:

“ Apoyándome en el Art. 23 de la Constitución Nacional, según el cual, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés General o Particular y a obtener pronta resolución, respetuosamente me dirijo a ustedes con el fin de que me sea aclarada la siguiente consulta de carácter tributario.

CONSIDERACION: Somos una entidad sin ánimo de lucro que recibe dineros de organismos internacionales, gobiernos nacionales e internacionales y de otras entidades sin ánimo de lucro. Los contratos y convenios realizados con estas entidades pueden tener el carácter de DONACIONES, CONVENIOS DE COOPERACION Y CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS.

Nuestra organización se dedica a la producción y venta de material científico y cultural, y a la capacitación a los usuarios de este material.

CONSULTA:

1. Teniendo en cuenta que las entidades sin ánimo de lucro se encuentran clasificadas según el Art.19 del Estatuto Tributario como contribuyente del Régimen Especial y que su beneficio neto o excedente tendrá el carácter de exento, siempre y cuando se destine directa o indirectamente, en el año siguiente a aquel en el cual se obtuvo, a programas que desarrollen su objeto social,

2. según el Art. 358 del Estatuto Tributario. Estos excedentes se utilizaron en el año gravable 2.004 en la elaboración de una versión de los materiales educativos, tal como lo dispuso la Asamblea General. Mi pregunta es la siguiente: Cómo debo contabilizar los costos y gastos utilizados en el año 2004 en la utilización de los excedentes del año 2003?

3. Cuál es el Plan Único de Cuentas que debemos utilizar.... ”

RESPUESTA:

De conformidad con el Artículo No.02 del Decreto 2649 de 1993, se establece:

“... ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACION. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad.

Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba....”

Las prácticas contables deben ceñirse a los Principios de Contabilidad de General Aceptación, de acuerdo al Decreto 2649 de 1993, sin perjuicio que para efectos de presentación de información con fines especiales a la administración tributaria, se deban aplicar las disposiciones establecidas en el Estatuto Tributario.

Por lo anterior, el tratamiento contable de la disposición de los excedentes del año gravable 2003 en el año 2004, se determina así, de acuerdo con los Principios de General Aceptación:

En primer lugar, una vez la asamblea determine y apruebe la utilización de los excedentes, se debe constituir una reserva con destinación específica, disminuyendo la proporción ó el monto total de las utilidades del ejercicio del año 2003 que fueron destinadas para este fin. El concepto de reserva de acuerdo al decreto 2649 de 1993, se define así:

“.... ARTICULO 87. RESERVAS O FONDOS PATRIMONIALES. Las reservas o fondos patrimoniales representan recursos retenidos por el ente económico, tomados de sus utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales.

Las reservas o fondos patrimoniales destinados a enjugar pérdidas generales o específicas solo se pueden afectar con dichas pérdidas, una vez éstas hayan sido presentadas en el estado de resultados....”

De igual forma, se determinan las reservas ocasionales, así:

(....) valores apropiados de las utilidades líquidas, ordenadas por el máximo órgano social conforme a disposiciones legales, para fines específicos y justificados.

Las reservas ocasionales que ordene el máximo órgano social, sólo serán obligatorias para el ejercicio en el cual se hagan y el mismo podrá cambiar su destinación o distribuirlas cuando resulten innecesarias (....)

En segundo lugar, constituida la reserva y se proceda a aplicar los recursos a la elaboración de la nueva versión de los materiales educativos, se debe seguir el siguiente procedimiento contable:

· Se afecta el activo ó el gasto, dependiendo la naturaleza de la operación clasificándolo conforme a lo establecido en el decreto 2649 en el Artículo 35. – Activos y Artículo 40. – Gastos, reflejando la contrapartida en el disponible ó en las cuentas por pagar, si es el caso.

· Se revierte contra las utilidades de ejercicios anteriores, la reserva que fue constituida en la aprobación de la Asamblea, de tal suerte, que al final del año gravable 2004, se compense la destinación de los excedentes, a través, de la utilidad ó perdida del ejercicio del 2004 si se trató como un gasto, ó se refleje en el patrimonio si corresponde a la constitución del activo.

Así mismo, en relación con el Plan Único de Cuentas, de conformidad con el Decreto 2650 de 1993, se establece:

“..... ARTICULO 5º CAMPO DE APLICACION. El Plan Unico de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente Decreto, se denominarán entes económicos.

No estarán obligadas a aplicar el Plan Unico de Cuentas de que trata este Decreto, los entes económicos pertenecientes a los sectores Financiero, Asegurador y Cooperativo para quienes se han expedido Planes de Cuentas en virtud de legislación especial...”

Para el caso de las entidades sin ánimo de lucro, no existe un plan de cuentas especial. Sin embargo, se debe utilizar el PUC que conforme a la actividad de la entidad como es el caso de la producción y venta de material científico y cultural, y la capacitación a los usuarios del material, refleje la transparencia de la información contable, y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

RICARDO VÁSQUEZ BERNAL

Presidente