FEBRERO 3
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, DIAN
OFICINA JURÍDICA
SEÑOR
LUIS ALBERTO HENAO BALLESTEROS
AV. OA N° 12-05 OFICINA 209 ED. INGRID
CÚCUTA
REFERENCIA: CONSULTA RADICADA BAJO EL N° 89918 DE
04/11/2004.
En respuesta a su comunicación de la referencia, en la cual consulta si el kárdex que registra el movimiento de compras y ventas, de conformidad con lo previsto en el artículo 30 del Decreto 187 de 1975, obligatoriamente debe llevarse en medios físicos, es decir, en hojas impresas, para efectos de una visita de inspección tributaria, atentamente le aclaro:
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 (reglamento general de la contabilidad en Colombia), se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares, siempre y cuando el ente económico conserve los medios necesarios para consultar, y repr oducir los asientos contables. Por su parte, la Ley 527 de 1999 le otorga reconocimiento jurídico y valor probatorio a los mensajes de datos y dispone, en su artículo 12, que los libros y papeles del comerciante pueden ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. En consecuencia, no es indispensable que los registros contables, como es el caso de las tarjetas u hojas especiales a que hace referencia el artículo 30 del Decreto 187 de 1975, se lleven en medios físicos, siem pre y cuando sea posible su reproducción y se disponga de los medios necesarios para su consulta.
En relación con el tema de la inspección tributaria, no sobra recordar que es obligación de los contribuyentes poner a disposición de los funcionarios de la DIAN todos los medios que se requieran para el normal desarrollo de la visita.
El jefe División de Normativa y Doctrina Tributaria,
Juan Orlando Castañeda Ferrer