CONCEPTO 60
CONCEJO TECNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
OFCTCP –060-2005
Bogotá, D.C., Abril 28 de 2005
Señora
EMMA YOLANDA BURGOS LOPEZ.
Carrera 52 no. 128 A 65
Ciudad
Ref: Consulta de septiembre 6 de 2004
Radicación 458
En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA:
“SOMOS UNA EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS DE VIGILANCIA PRIVADA; CUANDO FACTURAMOS MUNSUALMENTE OCURRE QUE NUESTROS CLIENTES NOS EXIGEN LA PRESENTACIÓN DE LA FACTURA MES VENCIDO; ES DECIR, POR EJEMPLO QUE LOS SERVICIOS PRESTADOS DURANTE EL MES DE FEBRERO SE FACTUREN EN EL MES DE MARZO; POR LO ANTERIOR TENEMOS LAS SIGUIENTES DUDAS:
¿SE DEBE CAUSAR EL INGRESO POR SERVICIOS DURANTE EL MES DE FREBRERO O MARZO?
¿SI SE CAUSA EL INGRESO EN EL MES DE FEBRERO, CON QUE TIPO DE DOCUMENTO SE DEBE SOPORTAR DICHA OPERACIÓN?
¿EN EL CASO DE QUE LA OPERACIÓN SEA CAUSADA CON OTRO TIPO DE DOCUMENTO DIFERENTE A LA FACTURA DE VENTA, ESTE DOCUMENTO ME SERVIRÁ DE SOPORTE PARA MI DECLARACIÓN DE IMPUESTO A LAS VENTAS, INDUSTRIA Y COMERCIO Y RENTA?
¿EN CASO DE QUE SE PRESTEN SERVICIOS FRACCIONADOS, ES DECIR PARA EL EJEMPLO; EL SERVICIOS CORRESPONDE DEL 21 DE FEBRERO AL 20 DE MARZO Y EN LA FACTURA SE COBRA MES COMPLETO; NUESTRA PREGUNTA ES SI LOS INGRESOS SE CAUSAN POR LA FRACCIÓN O POR EL MES COMPLETO?
RESPUESTA:
Es necesario aclarar, que debido a que las preguntas van enlazadas se hará una respuesta general que las contenga a todas.
Para absolver estas preguntas se debe acudir a los siguientes artículos del Decreto Reglamentario 2649 de 1993: Art. 12, 13, 96, 97, y 99
Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.
Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos . En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.
Art. 97. Realización del ingreso. Un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo.
Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.
Art. 99. Reconocimiento de ingresos por la prestación de servicios . Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la prestación de un servicio se requiere que:
1. El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.
2. No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.
3. Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos terminados.
4. En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinables.
Analizado el caso descrito por el consultante, no hay duda que a la luz de la normatividad contable vigente, los servicios prestados durante el mes de febrero (ejemplo del consultante), se deben registrar en las cuentas de resultado de la empresa, en esa misma fecha, así el contrato indique que la factura se emita al mes siguiente; tratándose de facturación que incluyan días de un mes y otro (febrero 21 a marzo 20), los ingresos y gastos correspondientes a cada periodo se deben reconocer en cada mes mediant e documentos de carácter interno, los cuales van a ser soporte de la factura emitida. Cabe aclarar, que estos documentos son potestativos de la administración del ente económico y por ende son ellos los que deben saber que tipo de documento deben utilizar para registrar estas operaciones.
Es por lo anterior que el departamento de contabilidad, debe hacer el registro del ingreso y causar los impuestos a que haya lugar con la información suministrada por el departamento financiero en mes correspondiente.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.
Cordialmente,
HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente
HAA/jrpr