CONCEPTO 67

CONCEJO TECNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

Bogotá D. C., 28 de abril de 2005

OFCTCP / 0067 / 2005

Señor(a):

FERNANDO RODRÍGUEZ CIFUENTES

División de Impuestos - BDO Audit Age S.A.

Fax.: 236 8407

Bogotá.-

Ref.: Consulta de fecha 23 de diciembre de 2004

Radicación 648

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA :

“AGRADEZCO SU ORIENTACIÓN RESPECTO A LA NORMATIVIDAD EXISTENTE CON RESPECTO (SIC) A LOS SOPORTES CONTABLES DE CADA UNA DE LAS TRANSACCIONES QUE UNA EMPRESA COMERCIAL, REALIZA.

MÁS ESPECÍFICAMENTE, PUEDE UNA EMPRESA COMERCIAL O DE CUALQUIER OTRO GÉNERO CONSERVAR TODOS SUS SOPORTES CONTABLES EN MEDIO MAGNÉTICO O NECESARIAMENTE SE DEBE IMPRIMIR Y ARCHIVAR (COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Y REGISTROS CONTABLES, LIBROS OFICIALES, ETC.) PARA SER PRESENTADOS EN EL MOMENTO DE QUE ALGÚN ENTE DE CONTROL O FISCALIZADOR LOS REQUIERA?”

RESPUESTA :

Una de las obligaciones de los comerciantes establecidas en el Código de Comercio consiste en la conservación de los documentos y libros contables y relativos a su actividad comercial. Al efecto, el artículo 55 de la obra citada establece:

“ART. 55.—El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.”

En relación con la correspondencia de los comerciantes, el Estatuto Mercantil establece en su artículo 54:

“ART. 54.—El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Así mismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.”

El artículo 60, ibídem, establece el término durante el cual deben conservarse tales documentos, así:

“ART. 60.—Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.” (Resaltado fuera del texto original).

Como se observa, desde el punto de vista de la legislación comercial se establece un término mínimo de diez años para la obligación de conservar los libros y papeles de la sociedad, lo que debe entenderse en concordancia con las disposiciones que en materia contable contiene sobre la materia el Decreto 2649 de 1993, norma que en su artículo 134 ordena:

“ ART. 134.—Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación .

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.” (Resaltado fuera del texto original).

De las normas precedentes se colige que, como lo ha sostenido previamente este Consejo en la Orientación Profesional N° 5 del 13 de mayo de 2003, los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta, función que correspo nde a la cámara de comercio donde fueron registrados los libros. Vencidos los veinte (20) años contados desde el cierre de los mismos o la fecha del último asiento, documento o comprobante, los libros se pueden destruir sin requerirse la reproducción de los mismos, conforme se desprende del artículo 134 Del Decreto 2649 de 1993, mientras los entes económicos no comerciantes deben conservarlos durante 20 años antes de su destrucción, pues para ellos, en principio, no es aplicable el Código de Comercio.

Conviene puntualizar que, dado que las disposiciones comentadas se refieren a la obligación de “conservar” los soportes de contabilidad y demás documentos, tal obligación se refiere a mantener o cuidar la permanencia de ellos, lo que significa mantenerlos o cuidarlos en su forma original (papel o incluso magnética), y, sólo en las condiciones expresamente previstas en estas disposiciones, es permitida su reproducción en medios distintos al original.

Es preciso recordar también, que el ámbito de aplicación de las normas contables contenidas en el Decreto 2649 citado esta definido en su artículo 2°que a la letra dice:

“ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACION. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad.

Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. ” (Resaltado fuera del texto original).

Ahora bien; para efectos estrictamente fiscales, por disposición del artículo 632 del estatuto tributario, para efectos de control de los impuestos, las personas y entidades contribuyentes o no contribuyentes, deberán conservar por un período mínimo de cinco años contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración expedición o recibo, los siguientes documentos:

• Las facturas, documentos equivalentes y documentos sustitutivos, excepto las copias de las cintas de las máquinas registradoras, las que de acuerdo con el artículo 6º del Decreto 422 de 1991, deben conservarse durante dos años a partir de su utilización, siempre y cuando conserven el registro resumen de las mismas como soporte contable, de acuerdo con el artículo 632 del estatuto tributario.

• Los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos, el comprobante informe diario y la cinta testigo magnética, cuando se expidan facturas por computador o se utilice el sistema POS.

• Los archivos magnéticos y el software utilizados para el intercambio de documentos a través de la red, tratándose de la factura electrónica.

• La identificación tanto del emisor de la factura como del receptor, con indicación de la fecha de transmisión o recepción, por parte de los administradores de la red de valor agregado.

• Los registros, comprobantes informes diarios, comprobantes Z, listas genéricas y los comprobantes resumen denominados informes fiscales de control en ellas adoptados.

• El registro que deben llevar quienes elaboran facturas o documentos equivalentes de las personas o entidades que hayan solicitado el servicio, y copia de las resoluciones de autorización de la numeración o constancias del vencimiento del término para decidir, entregadas por el usuario del servicio.

No sobra señalar que el medio magnético es una herramienta de tecnología avanzada utilizado para reproducir información que facilite la investigación, demostración y soportes de hechos contables, financieros y económicos acaecidos en las empresas o entes económicos. Su aceptación como tal, depende de los controles para su conservación y fácil localización de la información a consultar. Si bien la ley no profundizó respecto a su uso concreto, si su custodia, registro, fácil localización y la codificación de la información es adecuada, la respuesta a la consulta debe ser afirmativa.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ

Presidente

HAA/grb