CONCEPTO 5054043

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Bogotá D.C., 12 de octubre de 2005

Estimado Doctor:

Damos respuesta a la petición contenida en su comunicación radicada en esta Entidad bajo el número que se indica en el asunto, en la cual nos consulta sobre algunos aspectos relacionados con la correspondencia del comerciante, a la luz de lo establecido en la Ley 527 de 1999.

Sobre el particular nos permitimos señalar que las competencias asignadas a esta Superintendencia en relación con la Ley 527 de 1999, se encuentran contenidas en los artículos 41 y 42 de la mencionada Ley, las cuales se refieren a la autorización, inspección, control y vigilancia de las entidades de certificación.

No obstante lo anterior, le señalamos algunos aspectos relacionados con su consulta, que le permitirán contar con elementos de juicio sobre el particular, como sigue:

Conservación de libros y papeles del comerciante

De conformidad con lo establecido en el artículo 12de la Ley 527 de 1999, “Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

“1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

“2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

“3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

“No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

“Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.” (Resaltado fuera del texto)

La citada norma establece las condiciones que deben cumplir los documentos, registros, o informaciones que de conformidad con la ley deban ser conservados, los cuales deben ser, igualmente, cumplidos para efectos de conservar los libros y papeles del comerciante que se lleven en cualquier medio electrónico. En este sentido, es claro que los libros y papeles del comerciante pueden ser conservados a través de medios electrónicos, siempre y cuando se observen a cabalidad las condiciones establecidas en el artí culo 12 de la Ley 527 de 1999.

Ahora bien, es importante anotar que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, establece lo siguiente:

“Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

“Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

“Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”

De acuerdo con lo anterior, y atendiendo a los interrogantes planteados en su comunicación, es preciso advertir que, a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999,los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez(10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en pap el o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.

Ahora bien, cabe preguntarse si el procedimiento de reproducción y destrucción de documentos previsto en el artículo 60 del Código de Comercio y las disposiciones contenidas en los artículos 134 del Decreto 2649 de 1993 y en los artículo 2 y 3 del Decreto 2620 de 1993,quedaron derogadas por virtud de lo señalado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

Al respecto, resulta necesario acudir al espíritu del legislador, inmerso en la exposición de motivos de la Ley 962 de 2005. En efecto, en dicha exposición de motivos se lee expresamente lo siguiente:

“En aras de racionalizar y suprimir un serie de trámites innecesarios, se ha realizado por parte de los ponentes de la Comisión Primera de la Cámara de Representantes un trabajo juicioso y dispendioso de revisión de cada tema, el cual tiene como resultado el proyecto de ley que hoy se somete a consideración de la Plenaria de la Cámara de Representantes, en su segundo debate en donde se pretende darle al ciudadano un marco normativo, sencillo, claro y confiable. (…)

“Se plantean disposiciones tendientes a implantar soluciones de tecnología en la administración y reafirmar la aplicación del principio de buena fe.”

“El denominado ‘Proyecto Antitrámites”, ha sido un proyecto tanto del Congreso de la República como del Gobierno Nacional, que han demostrado su interés en sacar adelante un cuerpo normativo que permita racionalizar los trámites y procedimientos ante las diferentes entidades estatales, así como frente a aquellos particulares que desempeñan funciones administrativas.”

“Con claro sustento en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Constitución Política, la justificación de este proyecto no es de difícil argumentación. En efecto, la excesiva burocratización y tramitomanía del Estado Colombiano han hecho imposible llevar a la práctica los postulados de moralidad, eficacia, economía, imparcialidad y publicidad a los que por mandato constitucional debe estar sometido el ejercicio de la función administrativa.

“En este sentido, mientras más complejo, costoso y dispendioso resulta la realización de trámites y el cumplimiento de obligaciones frente al Estado, se continuarán favoreciendo las prácticas corruptas y se seguirán limitando los canales de contacto ante la Administración y los particulares, impidiendo así la utilización eficaz de recursos públicos.

“Del capítulo inicial, en el que se reglamentan las disposiciones comunes, quiero resaltar la importancia de la consagración de los principios a que deberán someterse todas las actuaciones administrativas que adelanten no solo las entidades estatales, sino también aquellos particulares que desempeñan función administrativa o presten un servicio público. Igualmente, se destaca la incorporación de una serie de disposiciones que permiten acompasar los procedimientos administrativos con el desarrollo tecnológic o actual, en consonancia con lo previsto en la ley 527 de 1999. (…)” (Resaltado fuera del texto)

Teniendo en consideración los apartes antes citados de la exposición de motivos de la Ley 962 de 2005, resulta evidente que la intención del legislador en la expedición de la citada ley fue la de concretar los postulados constitucionales de eficiencia y eficacia, a través de la racionalización y reducción de trámites y procedimientos administrativos del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas.

En este sentido, es claro que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, suprimió, en desarrollo de la mencionada racionalización de trámites, los procedimientos de reproducción y destrucción de libros y papeles del comerciante, que se debían adelantar con la intervención de un funcionario de la cámara de comercio respectiva.

Así las cosas, por virtud de lo señalado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005,los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez(10) años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

En consecuencia, los comerciantes no tendrán que contar con un funcionario de la cámara de comercio de su domicilio para realizar la reproducción en medio técnico, magnético o electrónico de sus libros y papeles y los jefes de registro mercantil no están obligados a certificar la exactitud de las reproducciones que se realicen.

De otra parte, es pertinente precisar que, tal como lo ha señalado la doctrina,“El artículo 13 de la ley 527 trata de la conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. La norma crea la posibilidad de que el deber de conservación documentaria que tienen los comerciantes y los entes económicos, se pueda delegar en un tercero. Dicha facultad, sin duda, será objeto de reglamentación por cuanto, entre otras cosas, la delegación no podría implicar traslado de responsabilidad en el tercero (...).”

Sobre el particular, nos permitimos señalar que, a la fecha, no ha sido expedida reglamentación sobre la conservación de documentos mediante delegación en cabeza de terceros

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta con el alcance previsto en el artículo 25 del código contencioso administrativo.

Para mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y de las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de Internet www.sic.gov.co. En la pestaña de Normatividad, encontrará todos los conceptos emitidos por esta Superintendencia y podrá servirse de índice Temático de normas y conceptos.

Atentamente,

LUZ ANGELA GUERRERO DÍAZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica

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Ley 527 de 1999, artículo 1: “La presente ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: (…)” (Subrayado fuera del texto)

Ibídem, artículo 2 : Para los efectos de la presente ley se entenderá por:

“a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;

Código de Comercio, artículo 60: ”Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la copia, y el secretario d e la misma firmará el acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.”

Decreto 2649 de 1993: “CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

“Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

“Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.”

Decreto 2620 de 1993, Artículo 2: “Los Jefes de registro mercantil o quien hagan sus veces, deberán certificar la exactitud de las reproducciones que se realicen con base en el artículo anterior.”

Artículo 3: “Los comerciantes para utilizar cualquiera de los medios técnicos a los que se refiere el artículo primero de este Decreto, deberán contar, al momento de la reproducción, con la presencia de un funcionario de la cámara de comercio de su domicilio, con el fin de que mediante acta se haga constar la relación de los documentos reproducidos, así como la exactitud de los mismos.”

Ley 962 de 2005, Exposición de motivos ponencia para segundo debate en la Cámara de Representantes. Gaceta 550

Ley 962 de 2005, Exposición de Motivos Ponencia Primer debate Comisión Primera del Senado Gaceta 242.

HENAO RESTREPO, Op. Cit. Pág. 179.

RENGIFO GARCIA, Ernesto. Comercio Electrónico y seguridad jurídica. Nuevos retos del derecho comercial, edición 2000. Autores varios. Biblioteca jurídica Dike, Colegio de Abogados de Medellín. Pág. 235.