LIBROS DE CONTABILIDAD - Registro / LIBROS DE ACTAS - Registro / LIBROS DE COMERCIO - Alcance / ACTAS DE JUNTA DE SOCIOS - Requisitos / ACTAS DE ASAMBLEA - Requisitos
El artículo 28 - 7 del Código de Comercio dispone que deberán inscribirse en el registro mercantil "Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles". El citado artículo distingue claramente entre los "libros de contabilidad", los de registro de accionistas y "los de actas", sin que pueda entenderse que los libros de registro de accionistas y los de actas pertenecen a los libros de contabilidad. Aunque el artículo 49 establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad. El artículo 189 prevé que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. NOTA DE RELATORIA: En igual sentido puede consultarse la sentencia del 9 de Octubre de 1998 Expediente 9070 Ponente Dr. Daniel Manrique Guzmán Actor: Cementos Diamante del Tolima S.A.
LIBROS DE COMERCIO - Especies / CONTABILIDAD - Concepto / CONTABILIDAD - Finalidad
El denominado "libro de actas" que deben llevar los entes económicos de conformidad con los artículos 195, 431 y 207 - 4 del Código de Comercio entre otros, constituye una especie del género "libros de comercio", sin que pueda entenderse, que pertenece a los libros de contabilidad, los cuales también son otra especie de los libros de comercio. En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de Actas de Asamblea o Junta de Socios (arts. 189, 195 y 431 del C. de Cio.) el registro de acciones (arts. 195 y 406 del C. de Cio.), el libro de registro de socios en la limitada (art. 361 del C. de Cio.), el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas (art. 1501 num. 17 del C. de Cio.) Al respecto se reitera que "la contabilidad no es otra cosa que el registro cifrado de la situación patrimonial de un ente económico, de suerte que con el se refleje "la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios" (artículos 48 y siguientes del Código de Comercio y 774 del Estatuto Tributario ). El llevar la contabilidad es uno de los principales deberes que la ley le impone a algunas personas, en especial a los comerciantes. NOTA DE RELATORIA: En igual sentido puede consultarse la Sentencia del 9 de Octubre de 1998 Expediente 9070 Ponente Dr. Daniel Manrique Guzmán Actor: Cementos Diamante del Tolima S.A.
COMPROBANTE CONTABLE - Concepto / LIBRO DE ACTAS - Objeto
Es útil diferenciar todos los documentos representativos de actos, hechos o situaciones de distinta índole, de los denominados comprobantes contables. De conformidad con lo previsto en el artículo 51 del Código de Comercio, hacen parte de la contabilidad los "comprobantes" que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, estableciéndose en el artículo 53 ibídem la definición del "comprobante de contabilidad" entendido como "el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se debe indicar el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento". De lo anterior surge que los citados comprobantes son algo bien distinto del contenido de los libros de actas, pues como ya se dijo, dichos libros tienen por finalidad exclusiva la de dar testimonio de todo lo acaecido en las reuniones del órgano máximo de dirección de las sociedades y del órgano administrativo. NOTA DE RELATORIA: En igual sentido puede consultarse la Sentencia del 9 de Octubre de 1998 Expediente 9070 Ponente Dr. Daniel Manrique Guzmán.
SANCION POR LIBROS DE CONTABILIDAD - Restricción / NORMA SANCIONATORIA - Objeto / LIBROS DE CONTABILIDAD - Sanción aplicable
Se enfatiza que el régimen sancionatorio es de interpretación restrictiva, en el se tipifican en forma exacta y precisa los hechos sancionables, sin que sea posible edificar sanciones sobre la base de hacer extensiva la "sanción por libros de contabilidad" prevista sólo respecto de dichos libros en el artículo 654 del Estatuto Tributario, para cobijar con ella irregularidades cometidas en otros libros de comercio que no tienen el carácter de libros de contabilidad, como ocurrió en este caso con el cuestionado libro de actas, motivo que determina la ilegalidad de los actos demandados. De conformidad con lo anterior, los efectos derivados de las irregularidades que se presentan respecto de los libros de actas y los demás libros de comercio o la rebeldía de exhibirlos, no constituyen hechos sancionables a la luz del art. 654 del Estatuto Tributario, que se insiste, exclusivamente circunscribe la sanción a las irregularidades allí previstas, relacionadas únicamente con los libros de contabilidad. NOTA DE RELATORIA: En igual sentido puede consultarse la sentencia del 9 de octubre de 1998 expediente 9070 Ponente: Dr. Daniel Manrique Guzmán.
CONSEJO DE ESTADO
SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO
SECCION CUARTA
Santa Fe de Bogotá, D. C., octubre nueve (9) de mil novecientos noventa y ocho (1998)
Ref.: 73001-23-31-000-15678-01
Radicación 9069
Apelación sentencia de mayo 28 de 1998 del Tribunal Administrativo del Tolima en proceso de nulidad y restablecimiento del derecho de carácter fiscal. Sanción por libros - 1996.
Actor: Cementos Diamante de Ibagué S.A. F A L L O
Consejero Ponente: Doctor DANIEL MANRIQUE GUZMAN
Decide la Sala el recurso de apelación interpuesto mediante apoderado por la entidad demandada contra la sentencia de mayo 28 de 1998, estimatoria de las súplicas de la demanda, proferida por el Tribunal Administrativo del Tolima en el contencioso de nulidad y restablecimiento del derecho de carácter fiscal contra las resoluciones números 030 de febrero 26 de 1997 y 015 de mayo 20 de 1997, expedidas por las Divisiones de Liquidación y Jurídica de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de Ibagué.
ANTECEDENTES
Previos acta de libros de septiembre 19 de 1996 (fl.5 c.a.) y pliego de cargos N_ 0211 de octubre 8 de 1996 (fl.17 c.a.), la Administración expidió la resolución N_ 030 de febrero 26 de 1997 (fl. 9) a través de la cual impuso a la actora sanción por libros de contabilidad en cuantía de $154.000.000, por la no exhibición del libro de actas en el momento de la visita, de conformidad con lo establecido en los artículos 654 literal c) y 655 del Estatuto Tributario.
Interpuesto el recurso de reconsideración, el anterior acto fue confirmado mediante la resolución N_ 015 de mayo 20 de 1997 (fl. 3), quedando así agotada la vía gubernativa.
LA DEMANDA
El apoderado de la sociedad actora citó como disposiciones violadas los artículos 2_, 15 y 230 de la Constitución; 3_, 57 y 58 del decreto 2117 de 1992; 63 del Código de Comercio; 25 del decreto 825 de 1978; 654, 684, 688, 773, 774, 775 y 782 del Estatuto Tributario, y 264 de la ley 223 de 1995.
El concepto de la violación se sintetiza así:
Los hechos sancionables competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en materia de libros de contabilidad deben circunscribirse a las pruebas con las cuales la entidad fiscalizadora pueda verificar los elementos constitutivos del impuesto determinado por el contribuyente.
Al respecto indicó que desde el recurso de reconsideración expuso las diferencias entre los libros de comercio y los libros de contabilidad, teniendo en cuenta el lugar de registro y su consagración legal. También se refirió al oficio de la Superintendencia de Sociedades N_ 16245 de noviembre 15 de 1972, en el cual, interpretando los artículos 49, 50, 52 y 53 del Código de Comercio, se seDaló que los libros que deben llevar los comerciantes para cumplir las normas contables son el mayor, diario y de balances.
Luego de referirse a lo establecido en los artículos 15 de la Constitución, 63 del Código de Comercio, 25 del decreto 825 de 1978, 3_ del decreto 2117 de 1992, 684 y 688 del Estatuto Tributario, afirmó que las investigaciones tributarias tienen relación directa con la constatación del cumplimiento de las obligaciones fiscales de informar, declarar y determinar los impuestos en debida forma, las cuales están contenidas y desarrolladas en las normas del Estatuto Tributario y no en las del Código de Comercio.
De acuerdo con lo anterior, expresó que si la información obtenida por la Administración no tiene incidencia al interior del impuesto y es tenida en cuenta para la valoración de hechos que difieren de los legalmente sancionables, el acto que la soporta es ilegal, por lo que la actuación acusada es violatoria de las normas citadas por falta de aplicación y por errada interpretación.
En cuanto a la contabilidad del contribuyente y su eficacia probatoria, con base en una providencia del Consejo de Estado y en los artículos 774 y 775 del Estatuto Tributario manifestó que los libros contables deben estar respaldados por los respectivos comprobantes internos y externos, lo que no se predica del libro de actas. A continuación diferenció entre llevar los libros y efectuar los asientos guardando los soportes.
En relación con el libro de actas, con apoyo en doctrina afirmó que dicho libro se emplea para asentar determinados actos que no están ligados directamente con los asientos de la contabilidad; y que como la finalidad del libro en cuestión es registrar los cambios de dirección, administración y control de la empresa, la información que del mismo se pueda obtener difiere de la de orden tributario.
Luego expresó no compartir el concepto de la DIAN N_ 78225 de 1994 y estar de acuerdo con el oficio N_ AN-10699 de 1989 de la Superintendencia de Sociedades, en el cual se dijo que dentro de los libros de comercio se encuentran los de contabilidad, los de actas, etc., aspecto que permite diferenciar entre los libros contables (que van acompaDados de asientos, registros y soportes) y otros que suministran otro tipo de información que no está relacionada con las actividades fiscalizadoras de la DIAN. En cuanto a este punto, indicó que del libro de actas no se obtiene la información a que se refiere el artículo 773 del Estatuto Tributario, relativa a la situación económica y financiera de la empresa, sino la relacionada con el manejo y directrices de la misma, para que los asociados puedan conocer tales aspectos.
SeDaló que de acuerdo con lo previsto en los artículos 63-2 del Código de Comercio y 83, 84, 85 y 236 de la ley 222 de 1995, la facultad sancionatoria de la Superintendencia de Sociedades, de Industria y Comercio o de la misma Cámara de Comercio está referida a las situaciones distintas de los hechos contables sancionables en materia tributaria.
Insistió en que el libro de actas pertenece al género de los libros de comercio, pero que no está incluido dentro de los libros de contabilidad, por lo que las autoridades de impuestos no pueden imponer sanciones en relación con el citado libro.
Finalmente indicó que la actora se acogía a lo establecido en el artículo 264 de la ley 223 de 1995, en el cual se seDala que durante el tiempo que los conceptos duren vigentes las actuaciones tributarias realizadas a su amparo no pueden ser objetadas por la Administración. Al respecto expresó que el Concepto Unificado N_1 de 1982, en el que se dijo que los libros obligatorios eran el diario, el mayor y el de inventarios y balances (este último salvo para los vigilados por la Superintendencia Bancaria) constituye doctrina oficial de la DIAN, y mientras esté vigente respecto de los citados tres libros obligatorios y sancionables, no podía sancionarse a la demandante en relación con el libro de actas.
LA OPOSICION
La apoderada de la Administración se opuso a la prosperidad de las pretensiones de la demanda.
Al respecto argumentó que la entidad oficial obró dentro del marco de las facultades de investigación y fiscalización previstas en los artículos 684 y 688 del Estatuto Tributario, respetando el principio de justicia y equidad a que se refiere el artículo 683 íb.
Luego de referirse a los artículos 19-2, 51, 193 y 431 del Código de Comercio, indicó que el libro de actas constituye para todos los contribuyentes soporte y prueba de las decisiones adoptadas por la asamblea general o el organismo general decisorio, el cual debe registrarse con los demás libros de contabilidad; y que el artículo 131 del decreto 2649 de 1993 determina que el citado libro está dentro de los que deben llevar los entes económicos.
LA SENTENCIA APELADA
El Tribunal Administrativo del Tolima mediante la sentencia apelada accedió a las súplicas de la demanda.
Indicó que aunque ni la legislación contable ni la mercantil han establecido taxativamente cuáles son los libros de contabilidad que deben llevar los comerciantes, la doctrina y la costumbre mercantil los definen como aquellos donde hay registros o asientos contables, sin que por ello pueda incluirse el libro de actas, en el cual se consigna en orden cronológico la relación de lo sucedido, tratado o acordado en los órganos colegiados de dirección y administración del ente económico.
Expresó que el hecho relativo a que un acta se refiera a estados financieros no implica que sea libro de registro contable, pero puede ser un soporte de la contabilidad; y que de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Código de Comercio, el cuestionado libro de actas es un libro de comercio.
Con base en lo anterior concluyó que como los libros de actas de los comerciantes y de los entes económicos no están dentro de los de contabilidad, le asistía razón a la actora y se imponía la declaratoria de nulidad de los actos acusados.
EL RECURSO DE APELACION
El apoderado de la Administración interpuso oportunamente recurso de apelación contra la sentencia de primera instancia.
En oposición a lo afirmado por la actora y el a quo, seDaló que el libro de actas constituye un libro de contabilidad importante para la determinación de los tributos, por lo que su no exhibición cuando la Administración lo requiere genera la sanción prevista en el literal c) del artículo 654 del Estatuto Tributario.
Al respecto, luego de transcribir los artículos 155, 156, 195, 420, 431 y 451 del Código de Comercio, indicó que ciertas decisiones de la asamblea de accionistas inciden en la contabilidad, esto es, no son indiferentes, por lo que afectan la determinación del tributo, sin corresponder a un capricho del funcionario, sino al cumplimiento de sus funciones.
Citó la sentencia del Consejo de Estado de septiembre 16 de 1996, Consejero Ponente Dr. Delio Gómez Leyva.
Expresó que el Concepto Unificado N_ 1 de 1982 es claro en el sentido que los libros obligatorios y que deben registrarse surgen de los requerimientos de la ley comercial, tal como ocurre con el libro de actas, que si bien no es utilizado genéricamente por todos los tipos de sociedades, respecto de las anónimas, como la actora, es un libro esencial.
Finalmente manifestó que el legislador es el único competente para indicar cuáles son los libros de contabilidad principales.
ALEGATOS DE CONCLUSION
El apoderado de la sociedad actora se opuso a la prosperidad del recurso de apelación interpuesto y solicitó la confirmación de la sentencia de primera instancia.
Reiteró lo expuesto por el a quo en cuanto a que la importancia fiscal de las actas de la asamblea no determina que se trate de un libro de contabilidad, pues no contiene registros, asientos ni contabilizaciones.
Con respecto a la sentencia del Consejo de Estado citada por la apelante, afirmó que la misma partió de un supuesto distinto, relativo a que la demandante no llevaba el libro de control de ventas diarias.
En relación con el Concepto Unificado 01 de 1982 de la DIAN, alegó que su invocación no significa que la actora se atribuya facultades legislativas, pues el mismo se sujetó a las normas comerciales, constituye interpretación oficial según el decreto 2117 de 1992 y el artículo 264 de la ley 223 de 1995 permite amparar la actuación en conceptos vigentes de la DIAN.
Concluyó alegando que de acuerdo con el artículo 49 del Código de Comercio la obligatoriedad del libro de actas sólo permite ubicarlo dentro de los libros de comercio, pues no existe fundamento para considerarlo como libro de contabilidad, sin que en consecuencia pueda acudirse a interpretaciones extensivas o analógicas para estructurar una sanción, que debe corresponder exactamente al supuesto abstracto concebido por el legislador.
La apoderada de la entidad demandada dentro de esta oportunidad procesal alegó que el libro de actas hace parte de la contabilidad como hecho generador de las "decisiones y aplicaciones". Al respecto indicó que las actuaciones de la Administración son regladas, por lo que no puede dejar de aplicarse una sanción determinada por la ley so pretexto que el libro de actas no es un libro de contabilidad, cuando no existe explicación de la actora sobre su no exhibición, ni se demostró la existencia de fuerza mayor o caso fortuito.
La SeDora Procuradora Octava Delegada ante esta Corporación solicitó la confirmación de la sentencia apelada.
Luego de referirse a lo previsto en los artículos 773 y 654 del Estatuto Tributario, seDaló que de la última de las citadas normas se deduce que los libros cuya omisión es sancionable son aquellos en los cuales se registran las operaciones propias de la empresa y que permiten, en materia fiscal, verificar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
De acuerdo con lo anterior alegó que el libro de actas no tiene la función de contener dichas informaciones, de registrar las operaciones mercantiles realizadas por la empresa, ni reflejar la situación económica o financiera de ésta, como tampoco sirve para verificar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos ; sino que es utilizado por las sociedades para registrar cronológicamente las actas de las reuniones de la asamblea o junta de socios como lo dispone el artículo 195 inc. 1_ del Código de Comercio, por lo que en consecuencia, como el libro de actas no tiene la calidad de libro de contabilidad, no se configuró la irregularidad sancionable prevista en el literal c) del artículo 654 íb.
CONSIDERACIONES DE LA SALA
La controversia planteada se concreta en determinar la legalidad o no de los actos administrativos mediante los cuales se impuso a la actora sanción por libros de contabilidad, aduciendo la irregularidad prevista en el literal c) del artículo 654 del Estatuto Tributario, irregularidad que en el sublite está referida a la no exhibición del "libro de actas", que a juicio de la Administración es un libro de contabilidad exigible de acuerdo con los artículos 49 y 195 del Código de Comercio y 131 del decreto 2649 de 1993.
En el caso de autos, para la imposición de la discutida sanción por libros de contabilidad la entidad demandada partió del supuesto relativo a que el "libro de actas" tenía el carácter de libro de contabilidad; mientras que la actora, el a quo y el Ministerio Público consideran que el libro en cuestión no es un libro de contabilidad sino un libro de comercio.
Al respecto, la normatividad comercial establece lo siguiente:
El artículo 28-7 dispone que deberán inscribirse en el registro mercantil "Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles". El citado artículo distingue claramente entre los "libros de contabilidad", los de registro de accionistas y "los de actas", sin que pueda entenderse que los libros de registro de accionistas y los de actas pertenecen a los libros de contabilidad.
Aunque el artículo 49 establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad.
El artículo 189 prevé que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. En torno a este aspecto, el artículo 21 de la ley 222 de 1995 establece que en los casos a que se refieren los artículos 19 íb.(reuniones no presenciales de la junta de socios, asamblea general de accionistas y junta directiva) y 20 íb. (mecanismo para la toma de decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva) las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo.
Igualmente, con respecto a los "libros de actas" el artículo 195 en su inciso 1_ dispone que la sociedad llevará un libro debidamente registrado, en el que se anotarán cronológicamente las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Y en su inciso 2_ se refiere a que las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones, esto es, el "libro de acciones".
En cuanto al "libro de actas" en las sociedades anónimas, el artículo 431 establece que lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el "libro de actas". A continuación seDala que las actas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el revisor fiscal; y que las mismas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos, el lugar, fecha y hora de la reunión, el número de acciones suscritas, la forma y antelación de la convocación, la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen, los asuntos tratados, las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra o en blanco, las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión, las designaciones efectuadas y la fecha y hora de clausura.
El artículo 207-4 seDala como una de las funciones del revisor fiscal, la de velar por que se lleven regularmente "la contabilidad de la sociedad" y "las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva", diferenciando así los libros de contabilidad de los libros de actas.
Por su parte, en relación con los "libros de actas" el artículo 131 del decreto 2649 de 1993 prevé que sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control.
De conformidad con lo anterior, se observa que el denominado "libro de actas" que deben llevar los entes económicos de conformidad con las normas citadas, constituye una especie del género "libros de comercio", sin que pueda entenderse que pertenece a los libros de contabilidad, los cuales también son otra especie de los libros de comercio.
En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de Actas de Asamblea o Junta de socios (arts. 189, 195 y 431 del C.Co.) el de registro de acciones (arts. 195 y 406 del C.Co.), el libro de registro de socios en la limitada (art. 361 del C.Co.), el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas (art. 1501 num. 17 del C.Co.), etc.
Al respecto la Sala reitera que "la contabilidad no es otra cosa que el registro cifrado de la situación patrimonial de un ente económico, de suerte que con el se refleje 'la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios' (artículos 48 y siguientes del Código de Comercio y 774 del Estatuto Tributario). El llevar la contabilidad es uno de los principales deberes que la ley le impone a algunas personas, en especial a los comerciantes. Igualmente determina la ley que la contabilidad ha de llevarse en libros, que si bien en un comienzo la propia ley se encargaba de determinarlos con precisión, en la actualidad se le da a los entes económicos obligados a llevar contabilidad libertad para establecer el número y la importancia de los mismos, a condición de que el sistema utilizado tenga valor jurídico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situación económica. No sobra llamar la atención sobre el hecho de que la ley a veces confunde la obligación de llevar contabilidad con aquella relativa al diligenciamiento de los libros. No obstante, una cosa es la obligación de llevar contabilidad y otra distinta que dicha obligación se cumpla a través de la confección de los libros (artículo 19 del Código del Comercio)". Cfr. sentencia de abril 30 de 1998, Expediente 8790, actor: Eduardo Martínez e Hijos y Cía. Ltda.
De acuerdo con lo anterior, sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa: por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios.
El libro de actas, que como lo indican las normas antes citadas y a diferencia de lo antes expuesto, tiene por finalidad exclusiva la de dar testimonio de todo lo acaecido en las reuniones del órgano máximo de dirección de las sociedades, esto es, la asamblea general de accionistas (para las sociedades anónimas y en comandita por acciones) o la junta de socios (para las demás sociedades), y del órgano de gestión o administración de la sociedad, representado en la junta directiva. Estos libros son el relato histórico, no cifrado, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos y de todo cuanto tiene que ver con el desarrollo del objeto social de la empresa.
Establecido que el libro de actas ostenta el carácter de libro de comercio más no de contabilidad, no es de recibo lo planteado por la demandada y el a quo, que aunque parten de diferente premisa al considerar la primera que el libro de actas es un libro de contabilidad y el segundo que no lo es, coinciden en sostener que los libros de actas pueden ser antecedente del registro contable o de las partidas asentadas y que por ello inciden en la contabilidad. Al respecto es útil diferenciar todos los documentos representativos de actos hechos o situaciones de distinta índole, de los denominados comprobantes contables. De conformidad con lo previsto en el artículo 51 del Código de Comercio, hacen parte de la contabilidad los "comprobantes" que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, estableciéndose en el artículo 53 íb. la definición del "comprobante de contabilidad", entendido como "el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en cual se debe indicar el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento". De lo anterior surge que los citados comprobantes son algo bien distinto del contenido de los libros de actas, pues como ya se dijo, dichos libros tienen por finalidad exclusiva la de dar testimonio de todo lo acaecido en las reuniones del órgano máximo de dirección de las sociedades y del órgano administrativo.
Así como lo indicó el apoderado de la actora al alegar de conclusión, no es adecuada la citación de la sentencia proferida por esta Corporación el 15 de noviembre de 1996 Expediente 7911, ya que la misma se refirió a una materia diferente, la relacionada con el libro de control de ventas diarias que si es libro de contabilidad.
Por otra parte, la Sala enfatiza que el régimen sancionatorio es de interpretación restrictiva, en él se tipifican en forma exacta y precisa los hechos sancionables, sin que sea posible edificar sanciones sobre la base de hacer extensiva la "sanción por libros de contabilidad" prevista sólo respecto de dichos libros en el artículo 654 del Estatuto Tributario, para cobijar con ella irregularidades cometidas en otros libros de comercio que no tienen el carácter de libros de contabilidad, como ocurrió en este caso con el cuestionado libro de actas, motivo que determina la ilegalidad de los actos demandados. De conformidad con lo anterior, los efectos derivados de las irregularidades que se presentan respecto de los libros de actas y los demás libros de comercio o la rebeldía de exhibirlos, no constituyen hechos sancionables a la luz del art. 654 del Estatuto Tributario, que se insiste, exclusivamente circunscribe la sanción a las irregularidades allí previstas, relacionadas únicamente con los libros de contabilidad.
Por las anteriores razones la Sala concluye la ilegalidad de los actos administrativos acusados y en consecuencia procederá confirmar la sentencia apelada, no estando llamado a prosperar el recurso de apelación interpuesto por la entidad demandada.
En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley,
F A L L A :
Confírmase la sentencia apelada.
Se reconoce a la doctora Amparo Merizalde de Martínez como apoderada de la entidad demandada, en los términos y para los efectos del memorial anexo.
Procédase a la devolución de la suma depositada para pago de gastos ordinarios del proceso, si a ello hubiere lugar.
Cópiese, notifíquese y comuníquese. Devuélvase el expediente al Tribunal de origen. Cúmplase.
Esta providencia fue estudiada y aprobada en la Sesión de la fecha.
GERMAN AYALA MANTILLA JULIO E. CORREA RESTREPO
Presidente de la Sección
DELIO GOMEZ LEYVA DANIEL MANRIQUE GUZMAN
RAUL GIRALDO LONDOCO
Secretario
Actor: Cementos Diamante de Ibagué S.A.
25
Ref.: 73001-23-31-000-15678-01
Radicación 9069
Actor: Cementos Diamante de Ibagué S.A.
Sanción por libros - 1996 - FALLO