Presentación
Objetivo y Alcance
Objetivo
Generar una nueva forma de gestión en la Universidad, eficiente y oportuna, que facilite la toma de decisiones, la orientación hacia los procesos y el fortalecimiento de una experiencia positiva en la comunidad Universitaria, a través de la implementación de una plataforma tecnológica orientada a la gestión de los documentos y la efectiva administración y uso de información.
Alcance
El Sistema de gestión documental aplica a todos los documentos - físicos y digitales - y a toda la comunidad universitaria. Sin embargo, debido a la dimensión que esto implica, se comenzará por la implementación de los siguientes procesos:
- Gestión de correspondencia interna y externa
- Ciclo de gestión de hoja de vida del estudiante
- Ciclo de gestión de hoja de vida del colaborador
Beneficios
Avances del Proyecto
Logros a la fecha
A la fecha se han terminado las siguientes actividades:
- Definición de estructura documental y metadatos de la Universidad.
- Estandarización de 1261 tipos documentales de la Universidad que hacen parte de las Tablas de Retención Documental - TRD.
- Identificación de la tipología documental de estudiantes y de colaboradores.
- Levantamiento del nuevo proceso de correspondencia
- Levantamiento de procesos relacionados con la hoja de vida de estudiante.
- Elaboración del protocolo de digitalización.
- Alistamiento físico y equipamiento de los PRD.
Estado actual
El proyecto se encuentra en la FASE IV - IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y específicamente se están estructurando los planes de trabajo para la parametrización de: Gestión de correspondencia, ciclo de gestión de hoja de vida de estudiante y ciclo de gestión de hoja de vida de colaborador en la herramienta seleccionada.
Así mismo, se está ajustando la arquitectura de la herramienta e implementando ambientes de desarrollo y pruebas para el nuevo modelo de correspondencia mientras se realizan jornadas de capacitación con los colaboradores que están directamente involucrados en el proceso.
Equipo Humano
Leidy Liliana Arias Piza
Profesional de proyectos
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 2537
leidyarias@javeriana.edu.co
Hilda Cristina Chaparro López
Jefe de Proyectos y Aseguramiento de la Calidad
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 5496
hchaparr@javeriana.edu.co
Diana Elizabeth Arguello Gómez
Analista de proyectos
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 5462
darguello@javeriana.edu.co
Caroline Méndez Porras
Profesional de Clima, Cultura y Cambio
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 3231
caroline.mendez@javeriana.edu.co
Yerly Paola Sánchez Rodríguez
Auxiliar administrativa
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 5461 - 5462
yerly.sanchez@javeriana.edu.co
Pontificia Universidad Javeriana - Bogotá D.C.- Colombia - Carrera 7 No. 40 - 62 - Tel: (57 1) 3208320