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Presentación         Objetivo y Alcance         Beneficios       Avances Proyecto        Equipo humano

 

Presentación 

 

 

 

 

Objetivo y Alcance

 

Objetivo

Generar una nueva forma de gestión en la Universidad, eficiente y oportuna, que facilite la toma de decisiones, la orientación hacia los procesos y el fortalecimiento de una experiencia positiva en la comunidad Universitaria, a través de la implementación de una plataforma tecnológica orientada a la gestión de los documentos y la efectiva administración y uso de información. 

Alcance

El Sistema de gestión documental aplica a todos los documentos - físicos y digitales - y a toda la comunidad universitaria. Sin embargo, debido a la dimensión que esto implica, se comenzará por la implementación de los siguientes procesos:

  • Gestión de correspondencia interna y externa
  • Ciclo de gestión de hoja de vida del estudiante
  • Ciclo de gestión de hoja de vida del colaborador

 

 

Beneficios

 

 

 

 

Avances del Proyecto

 

Logros a la fecha

A la fecha se han terminado las siguientes actividades:

Definición de estructura documental y metadatos de la Universidad.

Estandarización de 1261 tipos documentales de la Universidad que hacen  parte de las Tablas de Retención Documental - TRD.

- Identificación de la tipología documental de estudiantes y de colaboradores.

 

- Levantamiento del nuevo proceso de correspondencia

 

- Levantamiento de procesos relacionados con la hoja de vida de estudiante.

 

- Elaboración del protocolo de digitalización.

 

- Alistamiento físico y equipamiento de los PRD.

Estado actual

El proyecto se encuentra en la FASE IV - IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y específicamente se están estructurando los planes de trabajo para la parametrización de: Gestión de correspondencia, ciclo de gestión de hoja de vida de estudiante y ciclo de gestión de hoja de vida de colaborador en la herramienta seleccionada. 

Así mismo, se está ajustando la arquitectura de la herramienta e implementando ambientes de desarrollo y pruebas para el nuevo modelo de correspondencia mientras se realizan  jornadas de capacitación con los colaboradores que están directamente involucrados en el proceso.

Próximamente

  • Lanzamiento y puesta en funcionamiento del nuevo modelo de correspondencia para la Universidad.

  • Proceso de Correspondencia Ver>>

  • Puntos de Recepción Documental Ver>>

 

 

 

Equipo Humano

 

Olga Lucía Araoz Cajiao
Jefe de Proyectos
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 2001

olga.araoz@javeriana.edu.co

 

 

Leidy Liliana Arias Piza
Profesional de proyectos
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 2537
leidyarias@javeriana.edu.co

 

Hilda Cristina Chaparro López
Jefe de Proyectos y Aseguramiento de la Calidad
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 5496
hchaparr@javeriana.edu.co

 

Diana Elizabeth Arguello Gómez
Analista de proyectos
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 5462
darguello@javeriana.edu.co

 

Caroline Méndez Porras
Profesional de Clima, Cultura y Cambio
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 3231
caroline.mendez@javeriana.edu.co

 

 

Yerly Paola Sánchez Rodríguez
Auxiliar administrativa
Tel: (57-1) 3208320 Ext. 5461 - 5462
yerly.sanchez@javeriana.edu.co

 

 


Pontificia Universidad Javeriana - Bogotá D.C.- Colombia - Carrera 7 No. 40 - 62 - Tel: (57 1) 3208320