ITER, el proyecto cuyo objetivo fue digitalizar la gesti\u00f3n documental con base en el sistema general de archivos de la Universidad, concluy\u00f3 sus cuatro etapas: el modelo de correspondencia, la construcci\u00f3n y dise\u00f1o de la hoja de vida digital de estudiantes, la hoja de vida digital de profesores y empleados administrativos y la gesti\u00f3n de archivo.<\/p>\n
Finalizar este proyecto significa que la informaci\u00f3n no estructurada de la Javeriana, tanto en su sede central como en la seccional de Cali, se maneja ahora de forma digital, lo cual brinda eficiencia y trazabilidad en el seguimiento de los procesos y apoya la toma de decisiones que est\u00e1n involucradas en la gesti\u00f3n documental.<\/p>\n
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El proyecto, que inici\u00f3 en octubre de 2018 liderado por la Secretar\u00eda General, esta soportado en la plataforma tecnol\u00f3gica OnBase. Contar con esta tecnolog\u00eda \u201cnos ha permitido la implementaci\u00f3n de procesos digitales integrados y que permiten seguimiento en tiempo real, eficiencias e identificaci\u00f3n de mejoras en la gesti\u00f3n\u201d, explica Olga Luc\u00eda Araoz, jefe de proyectos de la Secretar\u00eda General.<\/p>\n
Fue as\u00ed como en agosto de 2019 entr\u00f3 en operaci\u00f3n el nuevo modelo de correspondencia, que en su alcance contempla la gesti\u00f3n de facturas, donde los puntos de Recepci\u00f3n Documental notifican a trav\u00e9s de correo electr\u00f3nico a los destinatarios sobre la comunicaci\u00f3n o paquete que les ha llegado, y desde el mismo correo el usuario final puede acceder a la informaci\u00f3n digitalizada, o si es un paquete lo recibir\u00e1 durante la jornada de distribuci\u00f3n.<\/p>\n
En junio de 2021 entr\u00f3 en operaci\u00f3n la hoja de vida digital de profesores y empleados administrativos la cual brinda una visi\u00f3n integral del empleado en procesos tales como selecci\u00f3n, contrataci\u00f3n, bienestar y beneficios, t\u00edtulos y certificados acad\u00e9micos, distinciones o reconocimientos, trayectoria acad\u00e9mica, apoyo de formaci\u00f3n y capacitaci\u00f3n, entre otros. A la fecha se han creado 3.826 hojas de vida digitales.<\/p>\n
![\"Visualizaci\u00f3n](\"https:\/\/www.javeriana.edu.co\/repositorio-hoy-en-la-javeriana\/wp-content\/uploads\/2022\/05\/Hoja-de-vida-Expediente-OnBase-500x281.jpg\")
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A partir de estos desarrollos que se han venido adelantando, se identific\u00f3 una oportunidad para la indexaci\u00f3n de documentos conforme con el Sistema General de Archivos, que representan 36.476 a partir de la gesti\u00f3n de los documentos digitales y electr\u00f3nicos, el 65% de ellos corresponde a facturas.<\/p>\n
Entre los beneficios m\u00e1s notorios de ITER se resalta la importancia del an\u00e1lisis y definici\u00f3n previa y clara de los procesos que van a ser mediados por tecnolog\u00eda, el valor que se quiere brindar con el proceso; que los resultados est\u00e1n siendo relacionados con una gesti\u00f3n \u00e1gil y oportuna, la posibilidad de contar con una trazabilidad de la informaci\u00f3n que apoya la toma de decisiones, la centralizaci\u00f3n de documentos e informaci\u00f3n, la facilidad de uso de la plataforma tecnol\u00f3gica y la integraci\u00f3n con los diferentes sistemas de informaci\u00f3n de la Universidad, tales como Acceso, Selecci\u00f3n, Apoyos Educativos, Registro Acad\u00e9mico de Profesores,\u00a0 Registro \u00danico de Producci\u00f3n Intelectual, Sistema de Administraci\u00f3n de Proyectos, entre otros.<\/p>\n
Es as\u00ed como ITER, que en lat\u00edn significa ruta, se encuentra en su \u00faltima fase relacionada con la implementaci\u00f3n de los procesos archiv\u00edsticos de la Universidad.<\/p>\n
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<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\u00abContar con la tecnolog\u00eda OnBase nos ha permitido la implementaci\u00f3n de procesos digitales integrados y que permiten seguimiento en tiempo real, eficiencias e identificaci\u00f3n de mejoras en la gesti\u00f3n\u201d, Olga Luc\u00eda Araoz.<\/p><\/blockquote>\n
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