Dirección de personal Oficina de Operaciones
Funciones Generales
La Oficina de Operaciones cumple con tres tipos de funciones en la Dirección de Personal:
- Administración de los procesos por medio de los cuales se cumplen aspectos remunerativos y prestacionales que le corresponden a la Universidad como patrón.
- Administración de la relación de la Universidad con las instituciones que le corresponden en su condición de patrón por mandato de la ley laboral o de autoridad competente en la Universidad.
- Administración de la información laboral de la Universidad.
Dentro del primer tipo, se encuentran dos procesos importantes como son el pago de la nómina, y el trámite de liquidación de cesantías.
El primero se cumple a través de la nómina sistematizada de la Universidad que liquida mensualmente en forma automatizada, los salarios y prestaciones de los colaboradores tanto académicos como administrativos. Este proceso, se realiza en coordinación con las Direcciones de Personal, Finanzas y Sistemas en el área administrativa. La Dirección de Personal tiene la responsabilidad por el manejo de la información, la Dirección de Sistemas aporta los elementos técnicos y la Dirección de Finanzas coordina y realiza el pro. ceso de pago y entrega de cheques a las dependencias. Todo el proceso tiene una duración aproximada de 13 días hábiles, y se requiere para que el colaborador ingrese a la nómina, que previamente hubiese cumplido con los procesos de selección y contratación.
Esta aplicación tiene como particularidad importante, el manejo automático de la nómina de profesores de cátedra, que produce inicialmente los contratos por computador y genera la información para el pago de las horas que dictará cada profesor en el semestre. Es definitivo para el buen resultado del proceso de nómina, que las dependencias tramiten oportunamente la información, pues es el insumo fundamental.
Para el trámite de pago, la Universidad dispone actualmente del sistema de consignación que funciona de la siguiente manera:
El colaborador que posea cuenta corriente en los Bancos de Bogotá, de Los Trabajadores, o Bancoquia, puede firmar un formato en la Dirección de Personal, autorizando que se le consigne su pago en la cuenta corriente. Este sistema tiene muchas ventajas tanto para el colaborador como para la Universidad principalmente en cuanto a comodidad y seguridad se refiere.
El segundo proceso, es el de la liquidación de cesantías. Según lo ordena la ley, este derecho se liquida a la terminación del contrato de trabajo, o como excepción, cuando el colaborador lo solicita para fines de inversión en vivienda.
Para éste segundo caso, el colaborador debe cumplir con los requisitos y presentar los documentos que exige la ley, y que se mencionan en el Manual de Procedimientos del Area Administrativa. Una vez presentados los documentos, se revisan e inicia el trámite administrativo, y la posterior contratación de la inversión ante la Dirección de Personal.
Dentro del segundo bloque de actividades, se encuentra la relación de la Universidad con el Seguro Social y la Caja de Compensación, principalmente. La Oficina de Operaciones realiza todos los trámites de inscripción, distribución de tarjetas de afiliación, y en el caso del seguro, el trámite de incapacidades. Se distribuyen además los formatos para solicitar el servicio de los centros vacacionales.
En el tercer grupo de actividad, se encuentra una de las más importantes y delicadas responsabilidades de la Oficina, como es el manejo del archivo laboral de la Universidad. En él se encuentra toda la información confidencial y necesaria de la vida laboral de cada uno de los colaboradores. Es deber de la Oficina velar por la seguridad, actualización y facilidad de acceso autorizado a dichos archivos, que aunque todavía reposan parcialmente en medios físicos tradicionales, poco a poco se está dando el tan necesario paso de cambiarlos por archivos en medios magnéticos para trabajar por computador. De este archivo laboral se informan diferentes proyectos y tareas que realiza la Universidad, y se elaboran los certificados a solicitud de los interesados.