Un paso adelante en la administración de la Universidad
Con el fin de promover un cambio sustancial en la gestión administrativa de la Universidad, la cual debe apoyarse cada vez más en recursos tecnológicos, sistemas de información y un enfoque por procesos, la Javeriana tanto en su sede Central como en la Seccional Cali está ejecutando el Proyecto Prisma desde mediados del año pasado
Evolución, ES la palabra clave para describir el Proyecto Prisma. la búsqueda constante de la Universidad para mejorar sus servicios, no sólo de cara a los estudiantes sino en los procesos que apoyan la gestión administrativa, obligó a encontrar el eslabón que hacía falta para emprender un camino que involucrara a las herramientas de trabajo, la manera de hacerlo y las personas qué lo hacen. los resultados de esta exhaustiva búsqueda, son claros: la necesidad de tener información oportuna y confiable que permita ampliar el accionar estratégico para toda la Universidad, comenzando por las áreas financieras y de recursos humanos. Fue así como se dio un paso adelante hacia esta evolución.
Con todo para lograr los objetivos
Prisma es un proyecto promovido desde la vicerrectoría administrativa de la Universidad. En palabras del Ingeniero Roberto Enrique Montoya “es absolutamente indispensable que la Universidad cuente con información oportuna y confiable para la toma de decisiones, lo cual es un requisito para mejorar nuestra eficiencia como organización. Para lograr este propósito, es necesario en primer lugar, modernizar los sistemas de información administrativos; en segundo lugar superar el atraso que se ha presentado al haber tenido un acelerado desarrollo académico en los últimos años que no ha estado debidamente acompañado con un sólido soporte administrativo; y finalmente asegurar la integración entre los sistemas de información académicos y los administrativos”
La magnitud de este proyecto es fácilmente visible cuando se conoce al equipo técnico y funcional que está sacando adelante esta iniciativa: Cada una de las oficinas de las Áreas Financieras y de Recursos Humanos, tanto de Cali como Bogotá, apoyados por los directores de sus respectivas áreas además de algunos líderes de la DTL. Por esto mismo, otro de los retos generados por Prisma es crear sinergia entre Bogotá y Cali. otra figura de la planilla la constituye el importante apoyo de la oficina de organización y Métodos, quien se ha encargado de mantener todos los procesos, siempre en línea con las necesidades y políticas propias de la Institución. Y por último, no siendo menos importante, está el apoyo de diferentes personas en la vicerrectoría académica y vicerrectoría del Medio Universitario, poniendo de manifiesto que Prisma llegará a todos los colaboradores de la Universidad.
En este camino también fue necesaria la ayuda de asesores externos que gracias a su experiencia y enfoque, guiaran a la Universidad hacia prácticas líderes de nivel mundial. Es así como KPMG, una firma con presencia en los cinco continentes, fue quien asesoró a los líderes funcionales en el rediseño de los procesos financieros y de recursos humanos de las dos ciudades, bajo una mirada clave: simplicidad. Por otra parte, la infraestructura tecnológica que soportará este nuevo modo de funcionar será la ERP (Enterprise Resource Planning) PeopleSoft de oracle, ya familiar para algunos, pues se implementó hace 4 años para apoyar los procesos académicos del Campus Universitario con muy buenos resultados hasta la fecha. la visión es que a futuro todos los procesos de apoyo sean respaldados por esta herramienta.
Un gran esfuerzo y muchos beneficios
Si bien la evolución es un proceso que requiere tiempo y el esfuerzo de todos aquellos que hacen parte de la comunidad Javeriana, al final los beneficios serán palpables y mejorarán enormemente las condiciones laborales de todos. a continuación una breve lista de lo que lograremos: • Mayor cobertura de los servicios universitarios • Mayor eficiencia en la prestación de servicios • Facilidad de acceso a los procesos administrativos • Eficiencia en los procesos de negocio • oportunidad y confiabilidad de la información • Menos redundancia en la información • disminución de integraciones no naturales entre sistemas • Plataforma instalada que permitirá a la Universidad su crecimiento en servicios y funcionalidades acorde con su evolución y dinamismo natural Cabe recalcar nuevamente, el sentir de PRISMA al querer involucrar a toda la Comunidad Javeriana, acercándolos cada vez más al día a día del Proyecto, dando a conocer no sólo los beneficios sino las oportunidades que nacerán de él y por supuesto vistiendo a toda la Universidad de PRISMa bajo los ideales de la excelencia, la oportunidad y la eficiencia.