Mejoras en el buscador integrado de las Bibliotecas PUJ

Bibliotecas Pontificia Universidad Javeriana

12 abril, 2023

Luego de un trabajo conjunto entre las sedes de Cali y Bogotá, el Buscador Integrado de las Bibliotecas PUJ ha sido renovado para brindar una mejor experiencia, facilitar el acceso y agilizar la búsqueda y préstamo de material bibliográfico para los miembros de la comunidad javeriana de ambas sedes.

Como es característico de la Biblioteca General estar siempre a la vanguardia a la hora de ofrecer servicios, desde el año 2014 se vio la necesidad de actualizar la plataforma Symphony (conocida en la comunidad javeriana como el Catálogo Biblos) implementada desde el año 2000 para consultar, renovar y apartar el material bibliográfico que se tenía en físico.

Se mejorará la experiencia de acceso, búsqueda y préstamo de material bibliográfico para la comunidad javeriana.

En esa medida, desde el 2020, funcionarios de la Biblioteca General, en alianza con DTI, realizaron una exhaustiva búsqueda de posibles proveedores y una revisión de qué otros servicios se podrían integrar de tal manera que se mejorará la experiencia de acceso, búsqueda y préstamo de material bibliográfico para la comunidad javeriana.

Dado que ya existía el Buscador integrado, a través del cual se podía buscar la información de las bases de datos, se decidió migrar la información que estaba en el Catálogo Biblos (de más de 400.000 volúmenes de libros, 11.000 títulos de películas y 4.900 grabaciones sonoras) a un nuevo sistema denominado Folio, que permite cosechar la información en el Buscador Integrado, y que además permitiría también la administración de servicios bibliotecarios. Adicionalmente, se vio la oportunidad de migrar la información de material bibliográfico de la Biblioteca de Javeriana Cali a la misma plataforma con el fin de integrar la información de las colecciones de ambas sedes.

Fue así como desde el segundo semestre de 2022 los funcionarios de la Bibliotecas PUJ de Cali y Bogotá trabajaron de la mano con el proveedor seleccionado para migrar la información de las colecciones físicas de ambas sedes a la plataforma y mejorar los servicios prestados.

En particular, David Farias y Anderson Cubaque, profesionales de Desarrollo de colecciones, con el apoyo de Carolina Junco, analista de Dirección, venían trabajando desde marzo de 2020 en un proyecto de limpieza de los datos de las colecciones que se tenían en físico en las Bibliotecas de Bogotá para adaptarse a las nuevas directrices de catalogación RDA. Esto con el fin de que la información pudiera tanto migrarse al nuevo sistema como ser recuperada fácilmente en las búsquedas que realicen los miembros de la comunidad javeriana. Ese proceso les requirió investigación y trabajo arduo de casi dos años en donde realizaron una metodología que ha sido elogiada en otros países, y que permitió que a la hora de migrar la información a la nueva plataforma, el proceso fuera fácil y transparente, conocimiento que también fue compartido con los funcionarios de la Biblioteca CRAI de Cali.

El resultado de ese trabajo en conjunto lo puede ver la Comunidad Educativa Javeriana tanto de Cali como de Bogotá. Así, ahora es posible visualizar los 570.000 volúmenes de libros de ambas sedes y acceder a 142 bases de datos compartidas. Sumado a ello, los javerianos de Cali y Bogotá ahora tienen una sola interfaz de autenticación para el acceso a los recursos electrónicos en la que deberán seleccionar de qué sede son.

Adicionalmente, con el fin de que el 2023 iniciara con una nueva plataforma para la comunidad javeriana varios funcionarios trabajaron en el periodo de vacaciones. Andrés Chaverra, auxiliar de Servicios de la Biblioteca General de Bogotá, cuenta que fue interesante trabajar en el periodo intersemestral para revisar que se migrara en su totalidad y de forma adecuada la información de todos los usuarios, sus préstamos y multas a la nueva plataforma. También considera que la plataforma ha resultado ser intuitiva y de fácil manejo para él y sus compañeros, especialmente porque ahora está en la nube.

Asimismo, algunos recursos electrónicos permiten acceder directamente a los artículos suscritos buscando el nombre de la Pontificia Universidad Javeriana en la ventana de autenticación de la base de datos, sin necesidad de ir a la página de las Bibliotecas PUJ.

Fabio Ángel, profesional de desarrollo de colecciones, ayudó a implementar esa nueva autenticación, que cuenta con certificados de seguridad de información y permite a la comunidad javeriana mantener la sesión abierta. Además, ha apoyado al equipo de Cali a manejar el Buscador integrado y a que tengan el nuevo sistema de acceso a las bases de datos. En esa medida, comenta que la nueva plataforma “es una muy buena opción. El software que se tenía estaba muy desactualizado y en la medida en que el nuevo es abierto se podrán realizar nuevos e innovadores desarrollos”.

Adicionalmente, a través de la plataforma del Buscador integrado, cada miembro de la comunidad javeriana de Cali y Bogotá puede acceder a su propia cuenta para ver y renovar su material prestado y apartar el material que ya se encuentre en préstamo, así como solicitar los servicios de préstamo a domicilio e interbibliotecario y recomendar material para adquirir.

Para Carlos Hoyos, director de la Biblioteca CRAI de Cali, el trabajo en conjunto ha sido enriquecedor y retador. “Además de que ahora en Cali contamos también con las bondades y fortalezas del Buscador integrado, lo que permite buscar y recuperar la información fácilmente, la ganancia más grande está en el trabajo que hemos realizado en conjunto los funcionarios de ambas sedes. El proceso nos ha transformado profundamente y nos ha permitido vernos desde otras perspectivas”

Andrés Echavarría, director de la Biblioteca General, explica que la plataforma anterior estaba concebida bajo un modelo antiguo de manejo de bibliotecas y la nueva, en cambio, cuenta con uno flexible y abierto, con un lenguaje más acorde con el mundo actual y con un servidor en la nube y ya no en físico, con el fin de que se pueda adaptar a los procesos de transformación digital que está viviendo la Universidad.

A futuro los recursos y servicios de las Bibliotecas PUJ sean transversales a las plataformas de docencia e investigación de la Universidad con el fin de impactar en las trayectorias de aprendizaje y la generación de nuevo conocimiento.

De acuerdo al director de la Biblioteca General, lo anterior permitirá que a futuro los recursos y servicios de las Bibliotecas PUJ sean transversales a las plataformas de docencia e investigación de la Universidad con el fin de impactar en las trayectorias de aprendizaje y la generación de nuevo conocimiento. Igualmente, agrega que al ser una plataforma que se construye de manera colaborativa con otras bibliotecas académicas de alto nivel, se podrán hacer mejoras que sirvan en otros lugares del mundo y acceder a los avances realizados por otras organizaciones similares.

De hecho, para Andrés Echavarría, en la medida en que la plataforma es abierta, “a futuro se espera que se puedan realizar desarrollos particulares que mejoren la experiencia con las Bibliotecas PUJ en un trabajo en conjunto con la DTI y con distintos miembros de la comunidad javeriana de ambas sedes, siempre para mejorar las actividades de docencia, investigación y servicio”.