Los estudiantes de la Facultad de Ingeniería serán pioneros en el uso de un nuevo módulo para subir tesis y trabajos de grado al Repositorio Institucional.
A partir de mayo del 2021 la Biblioteca General pondrá en funcionamiento Trazadocs, nueva plataforma para ingresar tesis y trabajos de grado al Repositorio Institucional que permite a los estudiantes subir y hacer seguimiento a sus tesis y trabajos de grado. Los directores o tutores de tesis serán los encargados de recibir y aprobar o rechazar el envío antes de que este llegue a la Biblioteca General.
El proceso de auto publicación de tesis y trabajos de grado se pensó desde el año 2018 con el fin de automatizar los procesos y flujos de tesis de la Universidad. “Los estudiantes entregaban las tesis en CD’S a las Facultades quienes, a su vez, las enviaban a la Biblioteca General una vez tenían un grupo significativo. Ese procedimiento hacía represar el proceso de catalogación con la consecuente dificultad de consulta del material. Surgió la idea de implementar un nuevo proceso para que los mismos estudiantes pudieran ingresar sus datos, los de su trabajo y los archivos adjuntos correspondientes”, explica Lucila Herrera, Jefe de Análisis de Información de la Biblioteca General.
Sin embargo, la Facultad de Ingeniería expresó la necesidad de que el proceso tuviese un flujo de aprobación por parte de los tutores de tesis, es decir, que cuando un estudiante suba su trabajo de grado, el documento llegue al tutor de la tesis para ser revisado, corregido y aprobado o rechazado.
“Tuvimos en cuenta esta necesidad y desarrollamos un módulo llamado Trazadocs, donde el estudiante puede subir su trabajo y el tutor puede revisarlo, aprobarlo y posteriormente enviarlo a la Biblioteca General. Nosotros nos encargamos de revisar los datos y requisitos necesarios para publicar el documento en el Repositorio”, continua Herrera. Precisamente, los estudiantes de la Facultad de Ingeniería serán los primeros en subir tesis y trabajos de grado al Repositorio Institucional a través de esta plataforma.
Con la implementación de Trazadocs se puede garantizar calidad y fiabilidad en la información que se sube al Repositorio Institucional y su oportuna consulta por parte de estudiantes y externos. “Otro de los beneficios del módulo es la disminución de la carga administrativa para las Facultades y la Biblioteca General. También los controles por parte de las unidades que intervienen en los procesos donde se requiere subir documentos al Repositorio. Es un proceso muy transparente tanto para el estudiante como para el docente”, expresó Jorge Acevedo, profesional de Análisis de Información.
Además, explica que “para la universidad es importante avanzar hacia procesos más ágiles y de calidad. Si un trabajo de grado pasa por estos filtros se minimizan los errores y se garantiza una óptima calidad en los documentos publicados ya que se tiene la certeza que estos tendrán los ajustes o correcciones solicitadas por los tutores y/o evaluadores”.
Por otra parte, Sara Alayón Suárez, Asistente de Decanatura para Asuntos Académicos de la Facultad de Ingeniería afirma que “este nuevo módulo es uno de los primeros avances que tenemos en transformación digital y esperamos que haga de la entrega de trabajos de grado un proceso más fácil.
Tener de forma digital un procedimiento que antes de la pandemia se daba de forma física, aportará al cuidado de la casa común”.
En el futuro, esta plataforma brindará la posibilidad de subir productos de investigación, “una vez la Facultad de Ingeniería comience con la utilización de este módulo se espera implementarlo para todas las Facultades de la Universidad incluyendo a la Vicerrectoría de Investigación, ya que también se podrá subir un flujo de productos de investigación de investigadores y docentes javerianos”, concluye Herrera.
A través de esta nueva implementación avanzamos hacia nuevas tecnologías y seguimos posicionando al Repositorio Institucional de la Pontificia Universidad Javeriana como uno de los mejores sistemas de información del mundo, que además alberga toda la producción intelectual de la PUJ. No en vano el año pasado ocupó el primer lugar a escala nacional, y el 149 a nivel mundial, en el Transparent Ranking de Repositorios Institucionales de Webometrics.