Análisis de la metodología y el impacto generado por el Modelo Estándar de Control Interno (MECI, 2014) para el Estado colombiano aplicado al sistema de comunicaciones institucionales en las entidades descentralizadas del departamento de Antioquia

Yeison Bedoya García

Profesional en Comunicación Organizacional de la Institución Universitaria Salazar y Herrera (IUSH), Tecnólogo en Organización de Eventos del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid. Integrante del grupo de investigación Familia, Estado y Sociedad (FES).

yeisonbedoyag@gmail.com

Resumen

Actualmente, auditar las comunicaciones institucionales en las entidades públicas y privadas está tomando fuerza en el ejercicio administrativo de estas, dirigido desde las oficinas de control interno, auditoría corporativa o planeación; así, se resalta la comunicación y la información como procesos fundamentales y transversales que trascienden y transforman las organizaciones. El objetivo es analizar la metodología y el impacto del Modelo Estándar de Control Interno (MECI, 2014) implementado en las entidades descentralizadas del departamento de Antioquia, prescribiendo que todas los entes del Estado poseen autonomía administrativa y presupuestaria, pero se deben acoger a los lineamientos que se ostentan en el MECI 2014, siguiendo los Principios de Control, Transparencia y Eficacia en la atención al ciudadano.

Por otro lado, la metodología de la investigación aplicada en este proceso fue de carácter cualitativo; se obtuvo información de diferentes fuentes primarias y secundarias, como libros acerca de la auditoría interna, auditoría de gestión e informática, financiera y contable. Así mismo, se encontró información relevante por medio de entrevistas a varios profesionales de la comunicación y de auditoría, en especial en el contexto público, regidos bajo procedimientos normativos de la política y gestión de la calidad certificada. Las búsquedas en sitios web de organismos de control y auditoría, con investigadores expertos en el tema, en universidades y en bases de datos de bibliotecas internacionales han facilitado de manera satisfactoria la consolidación de la información necesaria para desarrollar el análisis de la metodología y el impacto generado por el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano.

Palabras clave: auditoría, metodología, gestión, impacto, control interno, evaluación.

Introducción

En inicio, la tarea de auditar en las organizaciones, actualmente ya es una necesidad en cada uno de los planes de desarrollo y lineamientos estratégicos, comandados por las unidades de control interno y demás dependencias que requieren auditar sus procesos como el sistema de comunicaciones, las áreas administrativas, financieras, contables, de gestión de la calidad y medio ambiente, recursos físicos y tecnológicos, demás procedimientos logísticos y operacionales, que permiten efectuar un significativo desarrollo de las actividades propias del sector el que se desenvuelve y entidades que tienen como misión atender las necesidades de los ciudadanos.

De lo anterior surge la necesidad de analizar la forma, en que las entidades descentralizadas del Departamento de Antioquia auditan de manera rigurosa, comprometida y coherente el sistema general de comunicaciones institucionales basados en el Modelo Estándar de Control Interno – MECI-2014, partiendo desde la metodología aplicada, los componentes más fundamentales como la reputación, la imagen e identidad corporativa, el clima laboral, el desarrollo organizacional y la atención al ciudadano, ya que se ha evidenciado que algunas entidades han tenido situaciones alarmantes, que afectan de manera considerable las unidades antes mencionadas, perjudicando el normal desarrollo de los procesos administrativos, los flujos y la efectividad de la comunicación interna y externa, las relaciones interadministrativas entre las mismas entidades descentralizadas y la no reacción inmediata ante alguna crisis o percance que pueda ocurrir sin asumir con rapidez y coherencia el hecho sucedido.

Igualmente, las comunicaciones institucionales, sean internas o externas, deben ser sometidas a un proceso esencial de auditoría general, fundamentado en la política general de comunicaciones de la organización u entidad, interviniendo los focos y problemáticas que dificultan el adecuado flujo de información en cada uno de los públicos de esta, según el objeto social y misión corporativa que posee la entidad para el logro de sus objetivos.

En general, la metodología de la auditoría integral en las comunicaciones permite establecer unos procedimientos acertados o un paso a paso de cómo se debe realizar esta actividad encaminada a detectar fallas, generar cambios oportunos, evaluar el estado de las comunicaciones corporativas y proponer mejorar para el adecuado funcionamiento del mismo sistema en la organización.

Repercusión del Modelo Estándar de Control Interno -MECI-2014 para el Estado colombiano

En inicio, según la Junta Central de Contadores:

El Modelo Estándar de Control Interno concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad, como responsables del control en el desarrollo de sus funciones y actividades; el Sistema busca garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; propiciando la cultura de la comunicación y mejora continua.

El ejercicio de auditoría de las comunicaciones en el Estado colombiano, sea en una entidad pública, comercial o mixta, es fundamental conocer el lenguaje que se maneja en este contexto, los criterios y alcances de la auditoría en el sistema de comunicación e información, la periodicidad en la que se realiza, los fundamentos y lineamientos estratégicos que se trazan para el logro de los objetivos, siendo de suma importancia el Sistema de Gestión de la Calidad, como la hoja de ruta para certificar los procesos internos, de carácter administrativo, contable, financiero, de gestión, de tecnología, y lo más importante de las comunicaciones, como eje transversal, ya que todo repercute en el desarrollo misional de una organización o institución pública.

Además, según el manual técnico del MECI-2014:

Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública. La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces es la responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración.

No obstante, los estudios académicos sobre la metodología en la auditoría, implementada en todos los campos del conocimiento, siguen siendo un referente histórico y trascendental para la adaptación de la metodología en la auditoría de la comunicación, un referente para consolidar procesos y aportar soluciones comunicativas, fundamentales en el ejercicio público, donde el ciudadano es el mayor beneficiario de los programas y proyectos que ejecuta el gobierno en las instancias nacionales, departamentales o municipales, primando la transparencia, el acceso libre a la información de calidad y la participación activa de la comunidad.

Análisis de la metodología y el impacto generado por el (MECI 2014) aplicado al Sistema de Comunicaciones institucionales en las Entidades descentralizadas del Departamento de Antioquia

Según la Constitución Política de Colombia, “son entidades descentralizadas del orden departamental los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las sociedades de economía mixta”. Los establecimientos públicos son organismos creados por las Asambleas Departamentales, encargados principalmente de atender funciones administrativas, conforme a las reglas del derecho público. También pueden ser creados por los Gobernadores cuando para ellos estuvieron precisa y debidamente autorizados por las Asambleas.

La Gobernación de Antioquia posee 16 entidades descentralizadas que funcionan y operan con autonomía presupuestaria, administrativa y financiera, contribuyendo al desarrollo del Departamento en todos los frentes, como la educación superior (Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, Universidad de Antioquia y Tecnológico de Antioquia), la salud y la seguridad social (Hospital Mental de Antioquia, E.S.E. Carisma, Hospital La María, Hospital Marco Fidel Suárez, Pensiones de Antioquia), la vivienda (Empresa de Vivienda de Antioquia – VIVA), el desarrollo económico y rentas departamentales (IDEA, Benedan- Lotería de Medellín), cultura y deporte (INDEPORTES Antioquia, Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia), acceso a la información y televisión pública (Canal Regional Teleantioquia) y medio ambiente (Reforestadora Integral de Antioquia- RIA).

Haciendo énfasis en el objetivo de Control de Información y Comunicación fundamentados en el MECI-2014, es: “velar para que la entidad cuente con procedimientos necesarios hacia la generación de información y comunicación veraz y oportuna”, con el fin de:

• Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información y comunicación que, por mandato legal, le corresponde suministrar a la organización a los órganos de control.
• Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la organización, y que se cuente con los medios de comunicación para su adecuada difusión.
• Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas, y que ésta sea comunicada de manera efectiva a través de los canales correspondientes.
• Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad; y los mecanismos apropiados para su adecuada comunicación.
• Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información que genera la organización pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

Expuesto los anteriores objetivos específicos del Control de Información y Comunicación, se puede considerar que, la comunicación pública es transversal y fundamental en el ejercicio administrativo de las entidades, ya que comunicar los proyectos y planes de desarrollo, son esenciales para que la ciudadanía se entere de todos los procesos que realiza estas organizaciones, los recursos que se invierten en el mejoramiento de la calidad de los ciudadanos en cuanto a la salud, la educación de calidad, el empleo, la vivienda, el agua potable y un sinnúmero de beneficios estatales al que el ciudadano por derecho, tiene acceso.

Según afirma Santillana (2013): “La Metodología de la auditoría es la identificación de un marco de referencia para la ejecución y práctica ordenada de esta disciplina profesional. Su objetivo es asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de auditoría”. (Pág. 245).

Por consiguiente, la metodología aplicada al Sistema de Comunicaciones institucionales en las Entidades descentralizadas del Departamento de Antioquia, derivada del MECI-2014, también rige de igual forma para todas las organizaciones públicas de orden nacional o municipal, en los procedimientos, la recolección de hallazgos e información relevante, la periodicidad y la conformación de equipo de auditores, desde los perfiles que debe poseer los servidores que realizan las auditorías, fundamentados en la ley que rige la materia, la consolidación de resultados y la rendición de cuentas a la ciudadanía estipulados para dar a conocer la inversión de los recursos públicos, contrarrestar actos que atentan el ejercicio administrativo, la observación y control de las acciones comunicativas, el desempeño de los funcionarios y la cobertura de los servicios suministrados para el beneficio de los ciudadanos.

No obstante, cada entidad tiene diferentes misiones institucionales que responden a las necesidades de los ciudadanos, desde la salud hasta el medio ambiente, el lenguaje y la manera de informar a sus públicos cambia, los resultados y la cobertura de la información varía, partiendo desde la atención al ciudadano con los trámites propios de cada institución, en que algunas presentan similares características en su ejercicio misional, que dependen de las decisiones estratégicas de la administración departamental como:

• En el ámbito de la educación superior, el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, el Tecnológico de Antioquia y la Universidad de Antioquia, se asemejan en el lenguaje, las estrategias de comunicación, los mensajes que transmiten en su quehacer institucional. Temas como la acreditación institucional, los procedimientos de admisiones, permanencia y desarrollo académico, alianzas educativas y bibliotecarias, jornadas deportivas, investigativas, el clima laboral de los docentes y servidores públicos, son rutinarios y propios de su razón social. La metodología de la auditoría debe ser enfocada a la atención al estudiante, la calidad y capacidad de respuesta las necesidades de estos, los docentes y comunidad en general, además, las estrategias en redes sociales institucionales y el alcance de estas.
• En el sector salud, los hospitales: Marco Fidel Suárez, el Hospital Mental de Antioquia, La María y el ESE Carisma, también se asimilan en su proceso comunicativo, un lenguaje y terminología médica que deber ser fácil de entender a quienes acceden a los servicios hospitalarios. La metodología de la auditoría en el proceso comunicativo de estas entidades debe ser enfocada a la transmisión de los beneficios y efectos de los medicamentos, tratamientos y procedimientos que se realizan a un paciente, la atención al usuario en cuanto a ordenes de servicio, autorizaciones y la claridad en la misma; campañas como la Lactancia materna, las vacunas, diferentes tipos de cáncer, enfermedades de transmisión sexual, nutrición, entre otras. Además, el alcance en la población y recomendaciones destinadas a la prevención de enfermedades o adicciones que afectan la salud humana.
• En el tema económico y de rentas departamentales, las entidades como el Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA y Benedan- Lotería de Medellín, se relacionan en sus procesos comunicativos, son organizaciones que transfieren y recaudan rentas para la hacienda departamental y las finanzas de los municipios. La metodología de la auditoría en este contexto, para el caso del IDEA, se orienta en el estilo de comunicación, la terminología económica y financiera, el sistema de créditos para los municipios, los patrocinios, mecenas y demás actividades que beneficien a los ciudadanos, los ingresos y gastos de los proyectos como las centrales hidroeléctricas, obras de gran impacto como carreteras, vías terciarias, proyectos agrícolas, de emprendimiento, acueductos y demás obras contempladas en los planes de desarrollo municipales. En cuanto a Benedan – Lotería de Medellín, la metodología de la auditoría se debe enfocar a la atención al ciudadano, fechas, horarios y estado de las apuestas, los beneficios de adquirir y participar de los juegos de azar, apuestas legales y el impacto de las rentas de estas para las finanzas del Departamento, plazos y deducciones de los premios, además el control por parte de las entidades nacionales que supervisan y salvaguardan los recursos públicos.
• En la vivienda, la Empresa de Vivienda de Antioquia – VIVA, la metodología de la auditoría se encaminaría en las comunicaciones estratégicas enfocadas al acceso y mejoramiento de las residencias de los habitantes del Departamento de Antioquia, proyectos que beneficien poblaciones vulnerables, comunidades indígenas respetando su idiosincrasia y su forma de habitar, el trato y la relación con las comunidades raizales, afrodescendientes, docentes, víctimas del conflicto armado y de desastres naturales. Estrategias que permitan a los ciudadanos acceder a los beneficios de la entidad, los trámites sean correctos y sin intermediarios, cronograma de las obras y entrega de estas, la calidad de las edificaciones y la convivencia con los beneficiarios de los programas de vivienda.
• En cuanto a la cultura y deporte, las entidades como INDEPORTES Antioquia y el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia tienen misiones diferentes, pero en su proceso comunicativo también se asimilan, referente a campañas de acceso a proyectos que beneficien a las distintas poblaciones, instituciones educativas, grupos de interés, artistas y deportistas. De igual forma, para el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, la metodología de la auditoría se debe orientar al fortalecimiento de la comunicación externa y “al funcionamiento de los espacios de participación y concertación ciudadana y el fortalecimiento de los procesos inherentes a los sistemas nacional, departamental, subregional y municipal de cultura, desarrollando las competencias y demás funciones establecidas en la Ley 397 de 1997, Ley general de Cultura”. Por otro lado, para el caso de INDEPORTES Antioquia, la metodología de la auditoría, es fundamental su enfoque en los procesos comunicativos destinados a la política departamental de deportes, a las campañas de acceso a las diferentes disciplinas deportivas, el acceso de los ciudadanos y el buen comportamiento en los escenarios, canchas, complejos acuáticos, además a la participación de las comunidades a las actividades que beneficien la salud, la recreación en todas sus formas, las competencias regionales, la educación física y la sana convivencia.
• En el caso de Teleantioquia, “es un medio de comunicación público y participativo, que refleja la diversidad y pluralidad de la comunidad, y contribuye al ejercicio de la democracia”. Todas las acciones comunicativas del Plan de Desarrollo Departamental son transmitidas por el canal regional, la gran mayoría de las secretarías, los entes descentralizados pautan y realizan programas para sintonizar la audiencia, siendo líder en el país. La metodología de auditoría de las estrategias comunicativas va dirigida a los programas que fomentan la educación, la salud, historia, la idiosincrasia, el patrimonio, la cultura, la música, el acceso a la información de calidad, clara y participativa de todos los grupos poblacionales.
• Para el caso de la Reforestadora Integral de Antioquia – RIA, entidad que promueve y oferta servicios ambientales y forestales en el Departamento de Antioquia, la metodología de la auditoría debe ser enfocada a las de las estrategias comunicativas donde se promueven la oferta y demanda de los servicios ambientales, la reforestación y el fomento de la preservación del medio ambiente. La calidad de los servicios y los beneficios de los programas que tiene la entidad para salvaguardar los recursos naturales como los bosques y el agua.

Por otro lado, es importante resaltar el impacto del Modelo Estándar de Control Interno MECI, en las entidades descentralizadas del Departamento de Antioquia, cada una de las estrategias comunicativas que desarrollan las organizaciones públicas, establecidas en el componente transversal de comunicación e información, deben repercutir en los resultados de los objetivos planteados en el Plan de Desarrollo departamental, además en el proceso estratégico que cada entidad descentralizada traza para el logro de sus objetivos misionales, prevaleciendo los principios de autocontrol, autorregulación, acceso transparente a la información pública, el ciudadano es el que accede a los programas y proyectos del gobierno, por ello es necesario difundir, fomentar y establecer mecanismos de comunicación ágil, claro y concisa.

Igualmente, el ejercicio comunicativo sea interno o externo, impacta considerablemente el clima laboral de los servidores públicos y el desarrollo organizacional de las entidades, de manera positiva o negativa. Entre más sea congruente y consolidada las estrategias comunicativas, más organizada será el flujo de comunicación, desde la alta dirección hasta los cargos operativos, desarrollándose así los planes y proyectos propuestos, impactando además la reputación y la imagen institucional, que son razón de ser de los ciudadanos por el cual ejercen control y veeduría, fortalecen los mecanismos democráticos, contrarrestando todo tipo de acciones que atentan la fe pública, la trayectoria de las entidades y su aporte a la sociedad.

Conclusión

El Modelo Estándar de Control Interno MECI, tiene como propósito, facilitar el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno en las Organizaciones del Estado necesarias a efectuarlo. Esta estructura contiene procedimientos para que estas controlen la estrategia, la gestión y la evaluación a su interior, de tal forma que se cumplan los objetivos institucionales, proporcionando la implementación y fortalecimiento del Control Interno, entre ellas el componente de comunicación pública y la adecuada prestación de los servicios y atención al ciudadano.

Igualmente, el Sistema de Control Interno, se orienta a la ordenación de estructuras de control de la planeación, de la gestión, de la evaluación y seguimiento para lograr que las entidades cumplan los objetivos institucionales propuestos y se contribuya con la consecución de los fines esenciales del Estado colombiano.

En general, Auditar el sistema de comunicaciones en las entidades descentralizadas del Departamento de Antioquia, permite dimensionar la importancia de este componente para la mejora de sus procesos informativos, los planes de desarrollo, el impacto en el flujo de comunicación interna y externa, el clima laboral y el desarrollo organizacional, esenciales para fortalecer la relación de las entidades con sus públicos de interés, siendo los ciudadanos los que acceden a los servicios y programas del Estado para el mejoramiento de la calidad de vida.

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