Una Universidad más conectada: lo que está cambiando en nuestros procesos

¿Cómo se transforma una universidad? Una de las respuestas está en la forma en que entiende y gestiona sus procesos.

En 2023 hablábamos de un anhelo compartido: queríamos una Universidad con una gestión más fluida, más conectada y menos fragmentada. A partir de ello, se impulsó la gestión por procesos con una mirada sistémica y adaptativa.

Durante 2025, este enfoque comenzó a consolidarse como una forma de responder a los desafíos institucionales de manera integrada, reconociendo que los procesos trascienden las áreas y permiten actuar como una sola Universidad.

Este camino no solo ha generado avances concretos, también reconoce algo que no siempre es visible: el compromiso institucional con la transformación y la disposición a adoptar nuevas formas de hacer las cosas. Ha movilizado talento interno, generado nuevas conexiones entre equipos académicos y administrativos, y abierto espacios de construcción colectiva para mejorar la forma en que gestionamos nuestras capacidades institucionales.

Avances que se destacan del proceso de Acompañamiento del estudiante

•    Construcción de la primera versión del directorio institucional de información, que integra en una sola fuente 1.176 registros con consulta amigable. Como punto de partida para el acompañamiento del estudiante, mediante analítica.

•    Fortalecimiento del relacionamiento externo para la oferta académica, con macroproyectos priorizados por pilares estratégicos como “horizontes compartidos”, “presencia javeriana”, “contigo en cada paso”, “javeriano por siempre”, “conexión digital” y “decidir con datos”.

•    Activación de mecanismos institucionales para gestionar no admitidos, no matriculados y desertores, con protocolos diseñados para su abordaje.

•    Definición de bases para la integración de los centros de atención, con documento descriptivo para la integración, base de conocimiento con preguntas frecuentes y protocolo preliminar de actualización semestral, y plan de gestión de cambio para fortalecer la cultura de atención.

•    Prototipo de rediseño del home del portal, se propuso un nuevo diseño para el portal web de la Universidad con propósitos de atracción. 

•    Piloto del Ecosistema de Consejería Integral, incorporando consejeros administrativos mediante mecanismos de selección, formación y evaluación, con la vinculación de 37 nuevos consejeros asignados a programas piloto según campos de formación, intereses y habilidades.

•    Avances en la integración de la oferta académica, con lineamientos para la gestión del catálogo, análisis de programas mediante teoría de grafos y pilotaje de la primera versión de un buscador basado en intereses, orientado a una oferta académica integrada y flexible.
•    Diseño y pilotaje de una estrategia de conocimiento mutuo, que estructura la información clave que la Universidad conoce de los interesados y la que estos conocen de la Universidad desde el primer contacto.

•    Benchmarking y análisis interno de la inducción a la vida universitaria, con definición de un nuevo modelo de inducción ampliada para quienes se incorporan a la Universidad.

Avances que se destacan del proceso de Generación de conocimiento
 

•    Piloto de ruta ágil para la gestión de proyectos de generación de conocimiento, basada en 13 tipologías de proyectos, equipos corresponsables y un mecanismo ágil de análisis y clasificación de oportunidades. 

•    Prototipo del modelo de relacionamiento con el entorno, reflejado en un diagnóstico de mapa de actores que analizó más de 63 mil registros de relacionamiento, herramienta de gestión de relaciones, modelo conceptual y operativo con análisis de demanda (fuentes externas), análisis de oferta (capacidades internas) para enfoque y validación. 

•    Revisión de la directriz MVTA y documentos asociados (Política, Reglamento, circulares), con inventario de tipos de productos de generación de conocimiento, resultados de análisis comparativo de incentivos de IES pares y desarrollo de talleres sobre generación de conocimiento y trayectorias académicas.

•    Prototipo del banco de conocimiento, que integra información estructurada y no estructurada, diseñado a partir de las necesidades de arquetipos actores de la generación de conocimiento para habilitar experiencias de integración de datos, trazabilidad, visualización, consultas y reportes, y del cual también emerge la iniciativa “Valoración de intangibles: haciendo visible lo invisible, el valor de nuestro saber Javeriano”. 

Gestión de cambio: en la misma línea de transformación
 

La gestión de cambio también comienza a estructurarse como un proceso habilitador clave para la transformación institucional, desde una mirada más fluida, sistémica y adaptativa. 

Durante 2025 se activaron acciones orientadas a su fortalecimiento, incluyendo el lanzamiento institucional del proceso de Gestión de cambio con la participación de 130 personas. 

Sus avances fueron:
•    Fortalecimiento del equipo de Desarrollo Humano como especialistas en gestión de cambio.
•    Activación de la red de aliados del cambio en diferentes unidades con la participación de 60 personas.
•    Definición de lineamientos para la gestión de recursos presupuestales centralizados en la Dirección de Gestión Humana.
•    Inicio de la primera versión del curso “Naveguemos con el cambio”, como mecanismo de sensibilización y desarrollo de capacidades para líderes. 

Un trabajo verdaderamente colectivo

Este proceso convocó a 177 personas de 57 unidades académicas y administrativas, organizadas en 15 equipos de trabajo, que sumaron más de 11.000 horas de trabajo colaborativo. Más allá de los resultados, este trabajo ha fortalecido el comportamiento sistémico y la capacidad adaptativa de la Universidad.

A través de espacios de conversación, escucha y debate, se han reconocido las diferencias – propias de una comunidad diversa - y, al mismo tiempo, se ha reafirmado que somos una sola Universidad, con un propósito común.

El siguiente paso será escalar estas iniciativas hacia nuevas formas de actuación institucional, integrando los aprendizajes en el quehacer cotidiano y ampliando la participación de la comunidad universitaria, con el acompañamiento de una estrategia de gestión de cambio que contribuya a asegurar la apropiación y sostenibilidad de estos cambios.  

La transformación es una construcción permanente que fortalece comportamientos sistémicos y desarrolla capacidades adaptativas. Cada avance abre preguntas, conversaciones y oportunidades para seguir construyendo, entre todos, la Universidad que queremos ser.