Gestión por Procesos, transformación en el quehacer universitario
Con la presencia de más de 180 personas de la comunidad educativa javeriana, el rector, P. Luis Fernando Múnera Congote S.J., presidió el 25 de octubre el lanzamiento del proyecto institucional Gestión por procesos, una mirada sistémica y adaptativa para la Universidad, invitando a los asistentes a conversar sobre la gestión de la Universidad para entenderla como un todo, fortaleciendo la confianza como comunidad frente a los retos que se presentan en el quehacer universitario.
Este proyecto es liderado por la Secretaría General desde la Oficina de Proyectos, con el acompañamiento de la consultora Ángela María Gaviria.
Jairo Humberto Cifuentes Madrid, secretario general de la Universidad y sponsor del proyecto, explicó a Hoy en la Javeriana la razón de implementar este modelo operativo: “La Universidad Javeriana, en estos 93 años, se ha venido desarrollando organizándose a partir de los modelos que están imperantes en cada momento que vive la institución y nos empezamos a dar cuenta que necesitamos nuevas formas de desarrollar el quehacer, porque los modelos que teníamos y la forma en que lo hacíamos antes, empezaba a tener algunas limitaciones y dificultades para realizar los procesos».
«Toda la actividad de la Universidad se ha venido complejizando y la forma de gestionar, obrar y de proceder requiere una mirada distinta». Jairo Humberto Cifuentes, secretario general.
«Antes se hacía por organizaciones funcionales, en donde cada persona cumplía con la función de su cargo, pero nos dimos cuenta que empezó a ser insuficiente y a requerir una mirada más transversal”.
La Gestión por Procesos propone un modelo que busca lograr una mejora constante en las actividades de una organización, optimizando el flujo de trabajo, para poder hacerlo más eficiente y adaptado a las necesidades que se presentan en cada unidad. Se trata de la interacción de las unidades de la Universidad para que todas operen juntas, hacia metas estratégicas comunes. Es así como la Javeriana emprende un camino de transformación en la que se quiere revisar, con una mirada sistémica y adaptativa, los procesos para producir cambios en la manera como se hacen las cosas.
Miradas sistémica y adaptativa
La mirada sistémica busca que cada unidad se sienta como parte de un todo y comprender las relaciones e interdependencias por medio de espacios de conversación que promuevan un trabajo articulado y colaborativo orientado hacia un mismo propósito; y la mirada adaptativa fortalecerá la capacidad para observar, comprender y responder con flexibilidad y agilidad a los desafíos en torno a la misión de la Universidad, con la impronta de la identidad institucional.
Estas miradas convergen en la identificación de procesos transversales, es decir con una visión integral de los por qué y para qué, de los recursos y de las prácticas. Es allí donde los procesos superan a las áreas y trascienden de una gestión funcional hacia una gestión por procesos con una coordinación sistemática de equipos de trabajo y con la disposición para generar cambios ya que los procesos los hacen las personas.
El secretario general también señaló que este modelo no pretende que desaparezcan las funciones individuales, sino que propone una nueva organización interna a través de procesos en la que cada persona va a obrar según dichos procesos, logrando concebir la Universidad con un enfoque sistémico que sea lo suficientemente flexible y ágil para responder a los cambios que trae las nuevas dinámicas.
Con el objetivo de construir un lenguaje de procesos para la Universidad, se llevaron a cabo cuatro talleres, entre el 25 y 27 de octubre, en los que se logró identificar insumos y trazar la ruta hacia un entendimiento común acerca de la Gestión por procesos. Los resultados de estos talleres están orientados a la identificación del mapa de macroprocesos de la Javeriana, como punto de partida en la construcción de este lenguaje.
Los resultados de estos talleres fueron revisados el 28 de noviembre en una primera sesión de trabajo del comité estratégico de procesos.
La consultora Ángela María Gaviria explicó que “este proyecto tiene dos grandes momentos: en el primero se define el lenguaje de proceso de la Universidad que es en lo que estamos ahora, con un consenso entre las distintas facultades y vicerrectorías para escuchar qué procesos proponen que tenga la Universidad; se priorizan los procesos que se deben intervenir y luego se pasará a una segunda etapa que es el momento de la intervención donde se facilitaran las conversaciones y se define la nueva ruta de acción”.
Ángela señaló que estas conversaciones de procesos buscan aumentar la capacidad sistémica y adaptativa de la Universidad, “así, cada vez que cambie el entorno, el hacer se ajuste a lo que el entorno le está demandando, logrando un cambio de paradigma y en el conjunto de creencias, conocimientos, actitudes, sentimientos y emociones que tenemos en nuestra mente”.
La construcción de este lenguaje tendrá como marco la misión, la planeación universitaria y los desafíos que se han identificado para la Universidad, según los mencionó el Rector en el lanzamiento de este proyecto:
• En cuanto al proyecto educativo es importante que la Universidad mantenga su vigencia y un elemento fundamental es su identidad.
• La necesidad de transformar la pedagogía, los programas y la gestión para atraer nuevos estudiantes y llegar a nuevos públicos.
• Acoger las oportunidades que ofrecen las herramientas digitales y cómo poder abrirnos a nuevas poblaciones y regiones.
• Considerar la renovación de la oferta académica, generar alternativas más cortas y cómo nos articulamos horizontal y verticalmente mirando los dobles programas, los vínculos con educación continua y los programas formales, el paso de los pregrados a maestrías y de maestrías a doctorados.
• Compartir el conocimiento tanto en procesos de apropiación social como en desarrollos para responder a problemas concretos.
• Cambiar la cultura en la gestión.
• Responder con mayor agilidad y descentralización en la toma de decisiones con una visión integral y de sostenibilidad.
• Tener un diálogo más fluido entre unidades que permita trabajar en colaboración, articular mejor el trabajo de las cinco vicerrectorías que permita armonizar las funciones sustantivas como grupo y en su relación con las facultades.
• Adecuar y flexibilizar la estructura.
En el primer año de ejecución del proyecto se dará inicio con dos procesos específicos que se definirán en a comienzo de 2024, para posteriormente ir agregando año tras año más procesos de forma gradual.